Типичные ошибки проведения собрания с персоналом

Несмотря на то, что многие собрания являются пустой тратой времени, так быть не должно. Ниже приведены некоторые рекомендации относительно того, как провести эффективное собрание.

Составьте повестку дня. Повестка дня это ваш путеводитель на собрании, который покажет вам и другим участникам, что вы должны обсудить. Наличие повестки дня значительно повышает эффективность собрания, потому что другие участники могут заранее подготовиться к нему.
Начинайте вовремя и завершайте вовремя (или даже раньше). Уважайте участников собрания, начинайте и завершайте его вовремя. Исключение составляют случаи, когда все участники собрания настаивают на том, чтобы продлить его.
Проводите менее частые, но более эффективные собрания. Проводите собрание лишь тогда, когда это действительно необходимо. Избегайте "неизменных" собраний, наподобие: "Мы будем собираться каждый вторник в два часа дня". Эти собрания ради собраний не будут иметь четко определенной цели. Но когда вы все же организовываете собрание, заранее подготовьте повестку дня и разошлите ее предполагаемым участникам. Если же все вопросы были решены до собрания, отмените его. Поверьте, вам будут благодарны за это!
Думайте, кого включить, а не кого исключить. Приглашайте на собрание не всех сотрудников, а только тех, кто действительно имеет отношение к рассматриваемому вопросу. После этого убедитесь, что всем приглашенным известно, почему им следует прийти и чего от них ждут на собрании. Это поможет им подготовиться соответствующим образом и собрать необходимую информацию.
Не отвлекайтесь. Не позволяйте участникам собрания отходить от заданной темы, даже если они предлагают обсудить действительно интересные вопросы. Также придерживайтесь тех временных рамок, которые вы определили для каждого пункта повестки дня. Отходите от намеченного плана только с разрешения и согласия всей группы.
Отмечайте, что нужно сделать. По ходу собрания определяйте, что нужно делать, и сразу же договаривайтесь, кто этим займется. Кроме того, через некоторое время вам нужно будет убедиться, что эта работа действительно выполняется.
Получите обратную связь. Обратная связь - это завтрак чемпиона. Она говорит вам не только о том, что вы сделали правильно, но и о том, что вы сделали неправильно, и как можно сделать последующие собрания более эффективными. Попросите участников собрания предоставить вам откровенную ооратную связь - в устной или письменной форме, а затем проанализируйте ее и извлеките для себя уроки на будущее.

Реальный мир

Как заметил однажды Питер Друкер, "Можно или работать, или проводить собрание, но не то и другое одновременно" (Peter Drucker, The Effective Executive (New York: HarperCollins, 1993)). Чтобы извлечь максимальную пользу из собрания, в котором вы участвуете, играйте активную роль. Если остальные участники не проявляют особого энтузиазма, возьмите инициативу в свои руки. Подведите итоги осуждению и предложите следующий шаг: "Кажется, мы уже обсудили этот вопрос и высказали по нему свое мнение. Может быть, давайте примем решение?" или "Салли, я думаю, что Джон согласен с тем, что вы говорите, но просто хочет выяснить, как мы можем избежать подобной ситуации в будущем". Если вы выскажете то, что думают- но не решаются сказать сами - другие участники, вы займете положение лидера, и остальные, как правило, будут вам благодарны. Когда обсуждение закончилось, скажите, что если нет возражений, вы все вернетесь к своей работе. Уважение группы и ее времени начинается с уважения к себе и вашему времени. Готовьтесь. Подготовка к предстоящему собранию не отнимет много времени, зато сделает его намного более продуктивным. Продумайте вступительную речь, в которой кратко изложите причину собрания, а также опишите решения или действия, которые должны последовать после него.

Удивляет, что иногда требуется фотограф , который на своем сайте готов разместить "Критику теории насилия". Богата земля русская.
Философ Игорь Чубаров о добавочной стоимости насилия, преследовании за ложь и принуждении к истине. Теория критики насилия отличается от теории насилия прежде всего тем, что она не оправдывает насилие, не пытается его объяснить с точки зрения какой-либо частной, специальной науки,… http://color-foto.com/category/lecture/

Продукция Алюминиевые радиаторы в Челябинске. Выбор оборудования для частного и многоквартирного дома. Строительные болты с гайками и шайбами по ГОСТ р 53643-2006 нужны всегда Ручки Parker Комната по-новому - остекленная лоджия Электродвигатели асинхронные Как выращивают кофе Современные технологии защиты и балластировки трубопроводов с применением скального листа и мягкого силового пояса

Все готовы работать?

Да….

Прекрасно, идем и работаем!

Знакома ситуация?

Собрание смены является самым ценным элементом общения с Вашими сотрудниками. Вы получаете возможность мотивировать их, информировать о том, какие ключевые темы и вопросы необходимо решить сегодня и выслушать их идеи и предложения.

Основные цели собрания смены:

1. Повысить энтузиазм сотрудников, которые должны понимать конкретные цели, поставленные на данный день (мотивация на уровне личности);

2. Добиться успешной работы в команде (мотивация группы);

3. Увеличить объем продаж и уровень выручки, предоставляя безупречное качество обслуживания;

4. Постановка цели и определение конкретной задачи на смену. (Например, план на декабрь 2 000 000 рублей, план на день 64 516 рублей).

Способы, при помощи которых можно достичь заявленных целей собрания:

1. Мотивация сотрудников

2. Информирование сотрудников

3. Эффективное выслушивание сотрудников

Собрания

Они позволяют проводить непрерывное обучение, нацеленное на выполнение конкретных задач, не отводя на это много времени. Поэтому, можно говорить о наличии следующих преимуществ подобного способа.

Преимущества :

Для покупателя - улучшение атмосферы обслуживания.

Для персонала - возможность непрерывного обучения, повышение квалификации.

Для руководителя, директора магазина - улучшения взаимопонимания с персоналом, выявление потребностей сотрудников.

Для организации - формирование корпоративной культуры организации и командного духа ее сотрудников.

Стандарты проведения собрания смены

При проведении собрания смен необходимо следовать определенным стандартам, среди них следующие:

1. Структура собрания должна быть простой

2. Проверяйте на практике, как сотрудники усвоили информацию

3. Подводите итоги собрания

4. Прогнозируйте и эффективно решайте возникающие проблемы

5. Делайте заключительный обзор

Структура собрания должна быть простой

Приветствие – может быть разным, в зависимости от стиля ведения собрания управляющим. Основная цель приветствия, привлечь внимание всех сотрудников, а также это подходящее время проинформировать сотрудников о том, какой у Вас объем продаж в магазине на сегодняшний момент.

Вкратце сообщите им те основные вопросы , о которых Вы собираетесь говорить на сегодняшнем собрании. Т.о. Вы сделаете краткий обзор содержания Вашего собрания. Обзор должен быть обязательно коротким, например:

«Сегодня мы обсудим способы увеличения объема продаж и то, что мы будем делать в праздничные дни».

«Сегодня мы с вами повторим этап вступления в контакт с покупателем, так как он является одним из самых важных. Ведь именно на этом этапе клиент решает: хочет он с вами общаться или нет».

Основная часть собрания

В основной части проведения собрания Вы должны разъяснить сотрудникам каждый основной вопрос, при этом следует использовать эффективные способы изложения информации, чтобы сотрудники лучше запомнили основные пункты и общее содержание собрания.

Например : название темы – использование существующих возможностей для повышения продаж. Обсудите с сотрудниками, как можно улучшить качество обслуживания клиентов в период праздничных дней.

Используйте управляемую дискуссию . Попросите сотрудников предложить свои идеи, свои мысли по теме собрания. Запишите все варианты ответов.

Вопросы и ответы

На этом этапе Вы имеете возможность получить обратную связь от сотрудников. Они могут задавать Вам вопросы, которые относятся или нет к основным темам обсуждения. Предоставляя обратную связь и, задавая вопросы, Вы должны быть конкретны.

Например: Нужна ли Вам, какая либо информация по организации работы в праздничные дни?

Обзор

На данном этапе Вам необходимо кратко напомнить о том, о чем Вы говорили в течение всего собрания.

В конце собрания Вы должны сделать заключительный обзор целей, которые Вы установили на данную смену, чтобы сотрудники почувствовали их важность и чтобы Вы смогли убедиться, что эти цели понятны, конкретны и реально выполнимы . Обзор должен быть коротким, и он не должен добавлять новых идей. Будет лучше, если Вы будете задавать открытые вопросы по ключевым темам, которые обсуждались во время проведения собрания.

Например: «Ирина, расскажи нам, пожалуйста, что ты сегодня узнала о том, как можно улучшить обслуживание покупателей в период праздничных дней»

Подобный обзор поставленных целей также позволит убедиться Вам в том, что они:

реалистичны и конкретны , а также в том, что сотрудникам может понадобиться дальнейшее развитие или обучение в течение дня.

Заключение - призыв

Призыв к действию. Необходимо, как можно больше энтузиазма вдохнуть в сотрудников перед началом работы…

Возможные проблемы

Необходимо, чтобы Вы заранее планировали возможность возникновения, каких – либо проблем. Типичные проблемы, которые могут возникнуть во время проведения собрания смены, следующие:

Неправильный выбор места проведения собрания. Вы должны выбирать место проведения собрания, которые лучшим образом подходили бы для разрешения вопросов, возникающих у Ваших сотрудников или обсуждения основных тем, подготовленных Вами к данному собранию. Например, если основной темой проведения собрания является качество обслуживания покупателей на кассе – проводите собрание возле ящика ККМ.
Отклонение от темы обсуждения . Если Вы будете строго соблюдать структуру проведения собрания, то сможете избежать возможных отклонений от темы. Если отклонения все же произошли, Вы должны постараться вернуться к основной теме обсуждения. Например:
«Светлана, это очень интересная мысль и мы ее обсудим завтра на собрании, а сейчас нам необходимо вернуться к тому, чтобы обсудить эффективные способы обслуживания нашего покупателя во время праздничных дней».
Слишком много основных тем обсуждения . Если Ваши сотрудники будут перегружены информацией, то они будут в замешательстве и не смогут запомнить основные вопросы. Основных тем обсуждения в идеале должно быть не более 3-х. Если при обсуждении данной темы Вам необходимо использовать ролевую игру или демонстрацию какого- либо навыка или процедуры, то отведите на одно собрание только одну тему для обсуждения.
Сотрудники, отстающие в своей работе от других . Вам не следует публично критиковать или ругать таких сотрудников. Сразу, после окончания собрания, обсудите проблему сотрудника с ним наедине.

Дорогие коллеги, мы надеемся, что данная статья будет для Вас полезна. Что Вам понравилось больше всего? Что захотелось применить? Напишите нам отзыв или оставьте интересующие Вас вопросы.

Отслеживайте новые статьи, получайте результат!

С уважением, команда Diamond-training

Posted On 02.04.2018

Статья 45. Порядок проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме

1. Собственники помещений в многоквартирном доме обязаны ежегодно проводить годовое общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме. Если иное не установлено общим собранием собственников помещений в многоквартирном доме, годовое общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме проводится в течение второго квартала года, следующего за отчетным годом, в порядке, установленном настоящей статьей.

(в ред. Федерального закона от 29.06.2015 N 176-ФЗ)

(см. текст в предыдущей)

2. Проводимые помимо годового общего собрания общие собрания собственников помещений в многоквартирном доме являются внеочередными. Внеочередное общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме может быть созвано по инициативе любого из данных собственников.

3. Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме правомочно (имеет кворум), если в нем приняли участие собственники помещений в данном доме или их представители, обладающие более чем пятьюдесятью процентами голосов от общего числа голосов. При отсутствии кворума для проведения годового общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должно быть проведено повторное общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме.

3.1. Управляющая организация, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива обязаны вести реестр собственников помещений в многоквартирном доме, который содержит сведения, позволяющие идентифицировать собственников помещений в данном многоквартирном доме (фамилия, имя, отчество (при наличии) собственника помещения в многоквартирном доме, полное наименование и основной государственный регистрационный номер юридического лица, если собственником помещения в многоквартирном доме является юридическое лицо, номер помещения в многоквартирном доме, собственником которого является физическое или юридическое лицо), а также сведения о размерах принадлежащих им долей в праве общей собственности на общее имущество собственников помещений в многоквартирном доме. При поступлении в управляющую организацию, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива обращения в письменной форме, в том числе обращения с использованием системы, собственника или иного лица, указанного в настоящей статье, по инициативе которых созывается общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме, о предоставлении реестра собственников помещений в многоквартирном доме указанные лица обязаны в течение пяти дней с момента получения такого обращения предоставить собственнику или иному лицу, указанному в настоящей статье, этот реестр. Согласие собственников помещений в многоквартирном доме на передачу персональных данных, содержащихся в реестре собственников помещений в многоквартирном доме, при предоставлении этого реестра в порядке, установленном настоящей частью, в целях созыва и организации проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме не требуется.

(часть 3.1 введена Федеральным законом от 31.12.2017 N 485-ФЗ)

4. Собственник, иное лицо, указанное в настоящем Кодексе, по инициативе которых созывается общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме, обязаны сообщить собственникам помещений в данном доме о проведении такого собрания не позднее чем за десять дней до даты его проведения. В указанный срок сообщение о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должно быть направлено каждому собственнику помещения в данном доме заказным письмом, если решением общего собрания собственников помещений в данном доме не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме, или вручено каждому собственнику помещения в данном доме под роспись либо размещено в помещении данного дома, определенном таким решением и доступном для всех собственников помещений в данном доме.

(в ред. Федеральных законов от 29.06.2015 N 176-ФЗ, от 29.07.2017 N 257-ФЗ)

(см. текст в предыдущей)

5. В сообщении о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должны быть указаны:

1) сведения о лице, по инициативе которого созывается данное собрание;

2) форма проведения данного собрания (очное, заочное или очно-заочное голосование);

(п. 2 в ред. Федерального закона от 29.06.2015 N 176-ФЗ)

(см. текст в предыдущей)

3) дата, место, время проведения данного собрания или в случае проведения данного собрания в форме заочного голосования дата окончания приема решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, и место или адрес, куда должны передаваться такие решения;

4) повестка дня данного собрания;

5) порядок ознакомления с информацией и (или) материалами, которые будут представлены на данном собрании, и место или адрес, где с ними можно ознакомиться.

6. Собственники, обладающие не менее чем десятью процентами голосов от общего количества голосов собственников помещений в многоквартирном доме, вправе обратиться в письменной форме в управляющую организацию или правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива для организации проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме. В обращении о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должны быть сформулированы вопросы, подлежащие внесению в повестку дня собрания. По обращению собственников управляющая организация, правление товарищества собственников жилья, жилищного или жилищно-строительного кооператива, иного специализированного потребительского кооператива обязаны осуществить мероприятия, необходимые для проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, в течение сорока пяти дней с момента поступления обращения, но не позднее чем за десять дней до даты проведения общего собрания, уведомить о проведении этого общего собрания каждого собственника помещения в данном доме в установленном порядке, а также оформить необходимые документы по результатам проведения этого общего собрания и обеспечить их доведение до сведения собственников помещений в данном доме в порядке, установленном частью 3 статьи 46 настоящего Кодекса.

(часть 6 введена Федеральным законом от 29.06.2015 N 176-ФЗ)

7. Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме может быть созвано по инициативе управляющей организации, осуществляющей управление данным многоквартирным домом по договору управления. При этом в повестку дня такого собрания могут быть включены вопросы, отнесенные настоящим Кодексом к компетенции общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме.

(часть 7 введена Федеральным законом от 29.06.2015 N 176-ФЗ)

Ст. 45 ЖК РФ. Порядок проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме

» Как правильно проводить

Как правильно проводить собрание с подчиненными

Как проводить собрания отдела продаж

Собрание отдела продаж - важный и действенный инструмент управления торговым персоналом компании и продажами в целом. На собраниях коллективно доносятся до подчиненных поручения начальства, обсуждаются итоги прошедшей недели и составляются планы на следующую. На собрании можно поощрить преуспевающих и подстегнуть отстающих, прочувствовать эмоциональное состояние и настрой подчиненных, вовремя услышать тревожные звоночки и принять меры. Но для того, чтобы собрания с подчиненными были результативными и приносили пользу компании, а не были пустым времяпрепровождением - нужно проводить их правильно.

О том, как проводить собрания с подчиненными, написано и сказано немало. Если Вы проводите еженедельные собрания отдела продаж, то, во-первых, нужно тщательно готовиться к каждому собранию, составляя подробную повестку дня. Она должна включать анализ итогов прошедшей недели, выполненные или невыполненные поручения, а также план на следующую неделю. Непосредственно перед собранием раздайте повестку дня подчиненным или разошлите по электронной почте.

Само собрание нужно начинать с разбора поручений прошлой недели. Менеджеры по продажам должны четко понимать, что поручения даются не просто так - их выполнение контролируется. Тогда они будут стараться выполнять их. Спрашивайте с них, выполнили ли они то или иное задание, если нет, то по какой причине. Когда подчиненные знают, что им перед всеми придется объясняться, они более ответственно подходят к выполнению поручений.

Следующий этап планерки отдела продаж - планирование следующей недели. Давайте конкретные и четкие поручения конкретным сотрудникам. Ставьте реальные и четкие сроки выполнения.

Назначьте секретаря или протоколиста, чтобы заносил в протокол все даваемые поручения. За необоснованный срыв поручений штрафуйте, чтобы другим неповадно было. Еженедельные собрания с менеджерами по продажам помогут Вам установить дисциплину и ответственность в коллективе. А это, в свою очередь, скажется на качестве работы и росте оборотов и прибыли компании.

Планерка с сотрудниками отдела продаж не должна занимать более получаса. Не позволяйте себе и другим растекаться мыслью по древу. Разработайте четкий регламент проведения собраний отдела продаж и тщательно придерживайтесь его. Даже если на первых порах не будет получаться, со временем Вы и Ваши подчиненные научитесь проводить планерки с сотрудниками сжато, продуктивно и бодро.

Заканчивать собрание нужно на позитивной ноте, приободрив подчиненных метким примером, ярким слоганом или бодрым словечком. После планерки разошлите участникам протокол с поручениями. Это можно сделать по скайпу, предварительно создав специальный чат и придумав ему интересное, мотивирующее название. Планерка на работе может и должна быть мощным инструментом для воплощения в жизнь Ваших идей!

Андрей Кропочев

10 способов решить проблемы с подчиненными

Существует 10 способов, которые помогут руководителю решить возникшие проблемы с подчиненными.

1. Не задерживайте подчиненных надолго, если этого не требует решение вопроса. Производственные, хозяйственные и кадровые вопросы, как правило, можно решить за 2-3 часа. По истечении этого срока сотрудники начинают уставать, а информация перестает усваиваться, поэтому не нужно превращать очередное плановое собрание в бесконечно длящуюся лекцию.

2. Обсуждайте текущие дела с подчиненными на совещании. Помните, совещание – это то же собрание подчиненных, но с одним условием – они имеют право высказывать свое мнение насчет обсуждаемого вопроса. Не нужно перебивать их, тем более останавливать.

3. Используйте при проведении собрания современные технологии. Можно провести собрание в виде презентации с использованием проектора или в виде интернет–собеседования с использованием skype. Так, подчиненным не будет скучно, и они обязательно заострят внимание на рассматриваемом вопросе.

4. Вызывайте к себе в кабинет на личную встречу только тех подчиненных, кто действительно провинился. Ведите беседу в строгом, но не «убийственном» стиле.

5. Проводите «планерки» с описанием достигнутых результатов и планируемых целей.

6. Не забывайте проводить «летучки» для решения сиюминутных срочных задач.

7. Проводите «пятиминутки», которые направлены на координирование действий подчиненных.

8. Проводите «мозговые штурмы». На таких собраниях подчиненные высказывают свои предложения по улучшению деятельности компании и по решению возникших производственных проблем.

9. Организуйте в строго определенное время мини-перекуры. Ходите на перекуры вместе с подчиненными. Как правило, в курилке обсуждаются многие насущные проблемы.

10. Отмечайте корпоративные и общепризнанные праздники вместе с подчиненными. Это сплотит коллектив. У подчиненных появится доверие к руководителю.

Эти десять простых правил помогут эффективно управлять подчиненными и координировать их работу.

Вот уже несколько лет женский журнал JustLady является достойным путеводителем в мире моды и красоты. Мы не просто заполняем интернет-пространство, мы ищем и находим то, что может быть интересно широкой аудитории женщин, желающих быть в курсе самых последних новостей и трендов. Ежедневные обновления женского журнала JustLady позволяют следить за актуальными событиями в мире моды, не пропустить новинки косметики и парфюмерии и узнать о самых эффективных способах поддержания собственной фигуры в форме.

В журнале JustLady всегда можно подобрать оптимальную для себя диету, решить насущные женские вопросы. Наш женский форум ежедневно расширяется за счет обсуждения самых волнующих тем и становится местом встречи хороших подруг. Журнал для женщин JustLady занимает одни из первых позиций в рейтингах, ведь мы растем сами и помогаем совершенствоваться другим.

Размещенные на сайте материалы, включая статьи, могут содержать информацию, предназначенную для пользователей старше 18 лет, согласно Федерального закона №436-ФЗ от 29.12.2010 года О защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и развитию. 18+.

Все права защищены © OOO «РелевантМедиа». Редакция не несет ответственности за высказывания пользователей сайта в форумах и комментариях. Любое использование материалов сайта допускается только при наличии активной ссылки на www.justlady.ru.

Главная / Блог / Как провести результативное утреннее собрание

Как провести результативное утреннее собрание

Сонные молодые люди.

Обжигающий руки кофе в одноразовых пластиковых стаканчиках. Шарахающиеся прохожие. Ворох бумаг со странными таблицами и цифрами, который так и норовит выпасть из папки супервайзера. Это - утреннее собрание с командой торговых представителей Знакомая картина?

А все ли собрания проходят эффективно? Нет!

Из личного опыта, а так же, изучая опыт других руководителей, можем с уверенностью утверждать – большинство утренних собраний проходит неэффективно, прежде всего, из-за того, что к ним НЕ готовятся. И речь идет, первую очередь, о руководителе, который инициирует проведение собрания. Подчиненные видят, что руководитель не готов, и, естественно, у них возникает логичный вопрос: Зачем!? А дальше, не имея возможности повернуться спиной и уйти, подчиненные, в лучшем случае, продолжают спать.

И все же, как сделать так, чтобы мероприятие под названием утреннее собрание начало приносить реальную пользу?

Прежде всего, необходимо четко понимать, зачем нам проводить утреннее собрание.

Мы определили следующие цели:

Дать бодрый старт новому рабочему дню. У всех участников команды день начинается в одно и то же время – с началом собрания.
Зарядить команду эмоционально, настроить на достижение результата.
Сделать так, чтобы каждый взял на себя ответственность за результаты дня.

Это все. Не нужно перегружать и пытаться закрыть все вопросы, нерешенные ранее, с помощью утреннего собрания.

Существует прямая зависимость: чем больше вопросов вы пытаетесь решить при помощи собрания - тем ниже его эффективность.

Предупреждаем, никакого негатива, только позитивный настрой!

10 ошибок при проведении общих собраний собственников

Кстати, обсуждение негативных моментов, которые возникают в работе, лучше перенести на вечер.

Итак, как заставить собрание работать на вас.

Продолжительность собрания – не более 40 минут. Можно меньше. Но - не больше. По опыту, самым оптимальным можно считать 25-35 минут. Время – деньги.

Естественно, чтобы уложиться в срок и провести эффективное собрание, руководитель должен тщательно подготовиться к нему. Халтуру заметят сразу. Подготовка – это, прежде всего, план проведения собрания. Мы рекомендуем примерно такой план:

Приветствие. Замечательно, если у команды есть свой ритуал приветствия, принятый большинством ее участников. Это отличает команду от коллектива.
Начать говорить должны подчиненные, а не руководитель. Лучше всего это сделать примерно так: Ребята, давайте, делитесь, что вчера было хорошего на маршрутах? Хвастайтесь! Понятно, для чего? Правильно – позитив с первых минут.
Постановка целей на день. Время говорить руководителю. Как правило, целей должно быть не более трех. Например, общий план продаж в деньгах, затем - отдельный план по отдельному продукту, и что-то еще. Сначала озвучиваем командные цели, затем – персональные каждому участнику собрания.
После этого могут быть вопросы от команды: Как и куда мы можем это продать? . Это бывает довольно часто, т.к. планы у нас амбициозные. Согласны? А здесь ловушка для руководителя. Как только он начнет отвечать – он попал! Что делать, догадались?
Спросите у своей команды: Что и как вы будете делать, чтобы достичь целей? Получился мозговой штурм. Супервайзер стимулирует команду предложить как можно больше идей. И неважно, что из этого сработает, а что нет. Важен позитивный настрой и желание достигать успеха, а способы найдутся в процессе.
Дальше необходима конкретика: кто именно и что делает. Пять-десять минут тишины – идет процесс разбивки целей, где, кому, сколько и чего необходимо сегодня продать. Более подробно о том, как разбить свои планы и сделать их выполнение реальным – мы напишем в другой статье
Окончание собрания. Здесь нужно что-то, что поддержит позитивный настрой команды. Это так же из области ритуалов.

В заключение еще несколько советов:

Все личные вопросы между руководителем и подчиненным необходимо обсуждать один на один, после собрания.
Место проведения должно быть таким, чтобы никому не мешать и ни на кого не отвлекаться. Помните, время – деньги!
Сладкий чай и кофе способствуют созданию позитивного настроения и включают мозги, но на их покупку, приготовление и т.д. тратить время собрания не нужно. Позаботьтесь, чтобы ваши подчиненные обеспечили себя напитками до его начала.

Вот, пожалуй, и все. Берите на вооружение и помните – опыт приобретается в действии. Дерзайте!

Алексей Золотов. бизнес-тренер компании Мастерская Бизнес Решений.

Комментариев пока нет!

Собранием называется обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены какой-либо организации, например, ежегодное собрание акционеров или общее собрание членов кооператива. Порядок проведения собрания регламентируется уставом соответствующей организации, ход собрания и принятые решения фиксируются в специальном документе - протоколе собрания.

В отличие от собрания на совещании присутствует определенный фиксированный круг лиц, как правило, являющиеся представителями различных фирм или подразделений предприятия.

Совещания обычно бывают регулярными, собираются в строго опре

деленное время, чаще всего раз в неделю, и предназначены для обсуждения текущих вопросов, хотя могут быть и неплановые совещания, вызванные производственной необходимостью. Ведение протокола совещания не обязательно, однако в конце совещания обычно принимается какое-либо решение.

Деловые встречи делятся на деловые беседы и переговоры. Деловые беседы проводятся в свободной форме, предназначены для обсуждения любых возникших вопросов и не обязательно заканчиваются принятием решения. Переговоры предназначены для решения серьезных вопросов совместной деятельности предприятий, разграничения сфер деятельности, выработки ценовой политики и т.п. Они заканчиваются принятием итоговых документов или устных деклараций.

В силу специфики своей работы любому коммерсанту достаточно часто приходится принимать участие в различных собраниях, совещаниях и деловых встречах, а также самому организовывать эти мероприятия. Необходимо соблюдать установившийся порядок их организации и проведения, т.к. часто от этого зависит успех всей коммерческой работы.

При подготовке собрания, совещания или переговоров необходимо:

1.Выбрать и четко сформулировать повестку дня. В повестке дня может быть два-три главных вопроса и три-четыре мелких. Если главных вопросов мало, то совещание будет протекать неторопливо и займет столько же времени, как и при достаточном их количестве, а при большом количестве вопросов обсуждение станет поверхностным.

2. Определить состав участников (для совещания, переговоров). Исключение составляют производственные совещания, которые проводятся регулярно (обычно один раз в неделю) с постоянным составом участников.

3. Выбрать день и время проведения мероприятия. При проведении переговоров день и время заранее согласовывается со всеми участниками.

4. Оповестить участников о дне и времени проведения. При проведении собрания желательно это сделать за 5-7 дней. О дне и времени проведения производственного совещания оповещают только приглашенных на него лиц, не являющихся постоянными участниками совещания.

5. Установить ожидаемую длительность мероприятия и предупредить об этом участников. Опыт показывает, что объявление времени окончания собрания или совещания сокращает его длительность на 10-15 %.

6. Подготовить основной доклад или сообщение и определить обязательных участников обсуждения. Доклад должен быть конкретным, отражать существо рассматриваемого вопроса, выводы необходимо обосновывать. Многословие и неконкретность доклада или сообщения вызывает безразличие у слушателей.

7. Выбрать и подготовить помещение. Необходимо позаботиться о том, чтобы помещение было достаточно удобным и могло вместить всех участников. Нехватки стульев быть не должно. При организации переговоров на столах перед каждым участником желательно поставить карточку с указанием фамилии, имени, отчества и наименования фирмы, которую он представляет. На столах также должны быть бумага и письменные принадлежности, можно поставить прохладительные напитка. Хорошим тоном считается подать при проведении переговоров чай или кофе с небольшим количеством выпечки.

Начинать работу нужно в точно назначенное время. Задержка начала собрания или совещания обычно приводит к тому, что при проведении следующего участники будут собираться с большим опозданием. Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно всеми сторонами, опоздание на переговоры рассматривается как крайнее неуважение к партнерам и может привести к нежелательным последствиям.

Обстановка во время собрания (совещания) или деловой встречи должна быть доброжелательной. Недопустимы личные выпады по отношению к участникам, выяснение отношений.

Для проведения собрания избирается председатель. Основными обязанностями председателя являются:

следить за регламентом;

объявлять фамилию и должность выступающего, наименование организации, представителем которой он является.

Председатель собрания должен удовлетворять определенным требованиям, основные из которых: компетентность, беспристрастность, умение выражаться четко и ясно и терпимость к чужому мнению. Председатель не имеет права выказывать свое предпочтение тому или иному мнению или участнику собрания, а так же навязывать свое мнение. Свои предложения он должен излагать после всех.

Важным этапом любого собрания или совещания является принятие решения. В такие моменты совещание часто становится беспомощным, как бы теряет энергию. Это происходит потому, что участники не в состоянии осознать, что пора принимать решение, или колеблются, не решаясь сделать выбор. В таких случаях лучше всего выбрать одно предложение и продолжать его рассматривать.

Правила проведения общего собрания дольщиков сельхозземли изменились

Важно не пропустить момент, когда дебаты следует закрыть - тут нужен опыт и умение председателя. Хороший способ - промежуточное голосование. Оно подводит итог очередного этапа дискуссии. Не следует, однако, слишком спешить с окончательным голосованием, т.к. не исключено принятие решения, которое отвергается меньшинством. В этом случае члены меньшинства могут приступить к действиям, доказывающим неправоту большинства, что может привести к возобновлению обсуждения и потере уже достигнутых результатов.

Особый вид совещания представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое совещание проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.

Для проведения такого совещания, прежде всего, необходимо четко сформулировать задачу - только одну, самую сложную или самую важную. Желательно, чтобы в обсуждении принимали участие не более 7-12 человек. Стулья целесообразно расставить по кругу, чтобы не было «галерки» и «президиума». Необходимо жестко определить время обсуждения. Дефицит времени порождает стресс, стимулирующий мозговую деятельность. Оптимальное время такого совещания - около 30 мин. Никто не должен критиковать выдвигаемые предложения.

Большинство людей не могут творчески работать в условиях моральной угрозы, если одного одернули, другие будут думать только о том, как бы не показаться глупее всех. В начале обсуждения, как правило, выдвигаются банальные, пустые идеи. Запрет на критику облегчает выдвижение любых идей, среди которых могут оказаться и весьма ценные. Целесообразно отбирать лучшие идеи, а не отбрасывать худшие, то, что показалось непригодным сейчас, может пригодиться впоследствии. Не нужно устанавливать авторства идей - лучшие идеи всегда продукт коллективного творчества.

Когда вроде бы найден выход из сложной ситуации, желательно разделиться на две группы - «сторонников» и «противников» и постараться найти слабые места в разработанном решении. Окончательное решение необходимо четко сформулировать и записать.

Вернуться назад на Проведение собраний

Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме (не путать с ТСЖ) является органом управления многоквартирным домом (ст. 44 ЖК РФ).

К его компетенции относятся:

Принятие решений о реконструкции многоквартирного дома (в том числе с его расширением или надстройкой), строительстве хозяйственных построек и других зданий, строений, сооружений, ремонте общего имущества в многоквартирном доме;
- принятие решений о пределах использования земельного участка, на котором расположен многоквартирный дом, в том числе введение ограничений пользования им;
- принятие решений о передаче в пользование общего имущества в многоквартирном доме;
- выбор способа управления многоквартирным домом (непосредственное управление собственниками помещений в многоквартирном доме; управление товариществом собственников жилья либо жилищным кооперативом или иным специализированным потребительским кооперативом; управление силами управляющей организации (ст. 161 ЖК РФ);
- создание и ликвидация товарищества собственников жилья;
- утверждение размера платы за содержание и ремонт жилого помещения в многоквартирном доме;
- иные вопросы, отнесенные Жилищным кодексом РФ к компетенции общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме (ст. 44, 135, 141, 156 ЖК РФ).

Решение общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, принятое в установленном Жилищным кодексом РФ порядке, является обязательным для всех собственников помещений.

2. Какие формы у собрания?

Общее собрание собственников помещений в многоквартирном доме может быть проведено:

1) в очной форме, то есть при совместном присутствии собственников помещений в конкретном месте и в конкретное время для обсуждения вопросов, поставленных на голосование;
2) в форме заочного голосования - без совместного присутствия собственников помещений через передачу в письменной форме решений собственников по поставленным на голосование вопросам (ст. 47 ЖК РФ).

3. Чья должна быть инициатива?

Общее собрание собственников помещений может быть созвано по инициативе физических или юридических лиц, являющихся собственниками помещений в данном многоквартирном доме.

Инициаторами проведения общего собрания собственников могут быть:

а) первичного - собственник или несколько собственников помещений в данном доме (ст. 45 ч. 1 ЖК РФ);
б) очередного собрания - лица из числа собственников, ответственные за проведение собрания (избранные на первом собрании собственников - ст. 45 ч. 1 ЖК РФ), правление ТСЖ (если оно создано);
в) внеочередного - по инициативе любого из собственников данного многоквартирного дома (ст. 45 ч. 2 ЖК РФ), правления ТСЖ (если оно создано), членами ТСЖ.

4. Как готовить собрание?

Для успешного проведения общего собрания желательно, чтобы в доме была инициативная группа собственников помещений. В свою очередь территориальные органы исполнительной власти (префектуры административных округов и управы районов) организуют проведение информационно-разъяснительной работы с собственниками помещений в многоквартирных домах по вопросам, связанным с реализацией их прав и обязанностей, установленных Гражданским и Жилищным кодексами РФ. Инициативная группа совместно с управой района разрабатывает необходимую для проведения общего собрания документацию, формирует повестку дня, подбирает помещение, в котором предполагается проведение общего собрания, размещение информации и документации, а также определяет дату и место проведения общего собрания. В данной работе необходимую помощь оказывает управа районов. Инициативная группа совместно с управой района прорабатывает и другие вопросы, связанные с проведением общего собрания (выявление всех собственников в данном многоквартирном доме; предварительный опрос мнений жителей по способу управления домом, а также поиск организаций, специализирующихся на управлении многоквартирными домами (через обращения в префектуру или управу района); определение доли каждого собственника в общем имуществе многоквартирного дома; определение кандидатур председателя общего собрания, секретаря, счетной комиссии и других).

5. Как уведомить жильцов?

Статьей 45 ЖК РФ регламентирован порядок проведения собрания. Его инициаторы обязаны направить каждому собственнику уведомление, где указаны не только обсуждаемые вопросы, но также фамилия, имя, отчество того, кто созывает собрание. Общее собрание не вправе принимать решения по вопросам, не включенным в повестку дня, равно как и не вправе изменять повестку дня. В противном случае решение общего собрания может быть оспорено в судебном порядке (ст.

46 ч. 2, 146 ЖК РФ).

Согласно п. 4 ст. 45 ЖК РФ инициаторы созыва общего собрания обязаны сообщить собственникам помещений в данном доме о проведении такого собрания не позднее чем за 10 дней до даты его проведения.

6. Когда собрание правомочно?

Общее собрание правомочно, если в нем приняли участие собственники помещений в данном доме или их представители, обладающие более чем 50 процентами голосов от общего числа собственников (ст. 45 ЖК РФ).

Присутствие собственников на собрании подтверждается листом регистрации участников с указанием фамилии, имени, отчества, адреса, реквизитов свидетельства о собственности на помещение, подписью собственника.

Если в собрании принимает участие представитель собственника, то необходимо приложить доверенность.

Правом голоса на общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме обладают собственники помещений в данном доме. Количество голосов, которым обладает каждый собственник, пропорционально его доле в праве общей собственности на общее имущество в данном доме (ст. 48 ЖК РФ).

Перечень объектов общего имущества и порядок определения долей в праве общей собственности установлены ст. 36, 37 ЖК РФ.

7 правил проведения собрания

При этом доверенность, выданная собственником представителю, может быть оформлена в простой письменной форме и удостоверена по месту работы, учебы, жительства.

Голосование проводится по каждому вопросу повестки дня после его обсуждения. Для подведения итогов голосования должна быть создана счетная комиссия, состав которой утверждается общим собранием. Любое решение общего собрания оформляется протоколом в порядке, установленном общим собранием собственников помещений в данном доме (п. 1 ст. 46 ЖК РФ).

8. Как оформлять решения?

ЖК РФ не устанавливает каких-либо требований к форме протокола. Но согласно традициям ведения общих собраний протокол должен быть составлен в письменной форме, подписан председателем и секретарем, а также членами счетной комиссии. В протоколе в обязательном порядке указываются дата, место проведения общего собрания собственников и повестка дня. Законом установлено, что решения общего собрания собственников должны быть доведены до сведения всех собственников помещений, в том числе и не принявших участие в собрании, в течение десяти дней со дня принятия этих решений (ст. 46 ч. 3 ЖК РФ).

Развитие малого предпринимательства в России
Развитие малого предпринимательства в сфере услуг
Бизнес-план
Бизнес-планирование в деятельности предпринимателей
Бизнес-план примеры
Зачем нужен бизнес план

Назад | | Вверх

©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.

Все готовы работать?

Да….

Прекрасно, идем и работаем!

Знакома ситуация?

Основные цели собрания смены:

Как организовать и успешно провести собрание

Добиться успешной работы в команде (мотивация группы);

3. Увеличить объем продаж и уровень выручки, предоставляя безупречное качество обслуживания;

Способы, при помощи которых можно достичь заявленных целей собрания:

1. Мотивация сотрудников

2. Информирование сотрудников

3. Эффективное выслушивание сотрудников

Собрания

Преимущества :

Для покупателя - улучшение атмосферы обслуживания.

Для персонала - возможность непрерывного обучения, повышение квалификации.

Для организации - формирование корпоративной культуры организации и командного духа ее сотрудников.

Стандарты проведения собрания смены

При проведении собрания смен необходимо следовать определенным стандартам, среди них следующие:

1. Структура собрания должна быть простой

2. Проверяйте на практике, как сотрудники усвоили информацию

3. Подводите итоги собрания

4. Прогнозируйте и эффективно решайте возникающие проблемы

5. Делайте заключительный обзор

Структура собрания должна быть простой

«Сегодня мы обсудим способы увеличения объема продаж и то, что мы будем делать в праздничные дни».

Основная часть собрания

Вопросы и ответы

Например: Нужна ли Вам, какая либо информация по организации работы в праздничные дни?

Обзор

На данном этапе Вам необходимо кратко напомнить о том, о чем Вы говорили в течение всего собрания.

Подобный обзор поставленных целей также позволит убедиться Вам в том, что они:

Заключение - призыв

Призыв к действию. Необходимо, как можно больше энтузиазма вдохнуть в сотрудников перед началом работы…

Возможные проблемы

Неправильный выбор места проведения собрания. Вы должны выбирать место проведения собрания, которые лучшим образом подходили бы для разрешения вопросов, возникающих у Ваших сотрудников или обсуждения основных тем, подготовленных Вами к данному собранию. Например, если основной темой проведения собрания является качество обслуживания покупателей на кассе – проводите собрание возле ящика ККМ.
Отклонение от темы обсуждения . Если Вы будете строго соблюдать структуру проведения собрания, то сможете избежать возможных отклонений от темы. Если отклонения все же произошли, Вы должны постараться вернуться к основной теме обсуждения. Например:
«Светлана, это очень интересная мысль и мы ее обсудим завтра на собрании, а сейчас нам необходимо вернуться к тому, чтобы обсудить эффективные способы обслуживания нашего покупателя во время праздничных дней».
Слишком много основных тем обсуждения . Если Ваши сотрудники будут перегружены информацией, то они будут в замешательстве и не смогут запомнить основные вопросы. Основных тем обсуждения в идеале должно быть не более 3-х. Если при обсуждении данной темы Вам необходимо использовать ролевую игру или демонстрацию какого- либо навыка или процедуры, то отведите на одно собрание только одну тему для обсуждения.
Сотрудники, отстающие в своей работе от других . Вам не следует публично критиковать или ругать таких сотрудников. Сразу, после окончания собрания, обсудите проблему сотрудника с ним наедине.

Отслеживайте новые статьи, получайте результат!

С уважением, команда Diamond-training

Регулярные собрания в отделе продаж – важнейший инструмент управления менеджерами по продажам, пренебрегать которым не должен ни один начальник отдела продаж. Собрания могут быть еженедельными или ежедневными – зависит от специфики вашей работы. Но они должны быть регулярными и неизбежными и проходить не реже раза в неделю.

Ключевая функция регулярных собраний – подготовка ваших продавцов к продажам, обмен опытом, привнесение новых идей, приобретение новых навыков, настрой на победу и поднятие боевого духа.

Основная беда таких собраний – зачастую они превращаются в скучные посиделки, которые и начальник и подчиненные отбывают как некую повинность. Первый не знает что рассказать нового и проводит такие встречи просто потому что надо или начальство настаивает, а вторые не видя пользы относятся как к неизбежному злу, теряя во время такого времяпрепровождения настрой на результативную работу. В итоге – потеря драгоценного времени и бесплодная трата сил и эмоций.
Но собрания действительно необходимы. У вас нет выбора проводить или не проводить. Ответ один – обязательно проводить.

Вывод – вам нужно каждую неделю иметь хорошую тему для собрания и четко понимать, что нового Вы можете донести до своих продавцов для улучшения их работы. Это-то и является большой проблемой многих начальников отделов продаж.
Вы ни в коем случае не должны тратить впустую время своих продавцов, но и перегружать их информацией тоже неправильно. Вы должны четко соблюдать баланс между запланированной продуктивностью и комфортабельной обстановкой и атмосферой. Ключ к успеху в таком мероприятии – сделать его интересным, полезным и позитивным.

И сегодня я хочу предложить вам несколько подсказок, как сделать ваши регулярные собрания в отделе продаж более эффективными.

Заведите регламент и назначьте старшего , который будет строго следить за его соблюдением, чтобы встречи проходили в хорошем темпе и не затягивались на половину рабочего дня или не уходили в ночь, если вы проводите собрания по вечерам.

Хорошее начало – половина дела. Если вы начинаете собрание в 7-30 утра, чтобы успеть решить все вопросы до начала рабочего дня, предложите своим сотрудникам кофе, купите тортик или коробку конфет. Это никого не разорит, но создаст отличный задел – ваши сотрудники начнут встречу в хорошем расположении духа. И обстановка будет менее натянутой.

Обязательно уделяйте время тому, чтобы отметить успехи ваших продавцов прилюдно на собрании – поздравьте Иванова с выполнением плана, поаплодируйте всем отделом Сидоровой, потому что она наконец завершила сложную крупную сделку, которую вела несколько месяцев, отметьте Петрова за то, что он продал Иван Иванычу крупную партию вашего товара, хотя до этого никто не мог подйти к Иван Иванычу и близко, потому как это был самый капризный и несговорчивый клиент. Показывайте продавцам, что для вас ценны их успехи и поощряйте их добиваться новых побед.

Обязательно расскажите историю. Интересных историй из опыта продаж полно в запасе у каждого опытного продавца. Разумеется ваша история должна что-то иллюстрировать и нести какой-то практический смысл. Она должна быть позитивной и решать какую-то конкретную производственную задачу.

Пригласите на ваше собрание спикера со стороны. Это очень эффективный прием и он отлично работает. Сторонний человек всегда вызывает у сотрудников интерес и позволяет немного отвлечься от привычной рутины.

Кто может быть таким человеком?

Самый классный вариант — пригласите вашего постоянного клиента и пусть он расскажет, почему он покупает именно у вас, что ему нравится в вашем товаре и в вашей компании и ответит на вопросы ваших продавцов. Это придаст вашим сотрудникам огромной уверенности в продукте и в компании. Ведь нет ничего хуже сомнений в том, нужен ли кому-либо твой продукт. А таковые всегда возникают у продавцов, когда что-то начинает идти не так.

Приглашенной звездой на вашем собрании может быть не только клиент. Пригласите начальника производственного отдела, пусть расскажет о продукции, о том что нового ожидается в ближайшее время в продуктовой линейке, что делается для улучшения качества продукта. Если клиенты жалуются на продукт, пусть он выслушает эти жалобы от ваших продавцов.

Позовите финансового директора и пусть он расскажет о ценообразовании на продукт, который вы продаете, о структуре себестоимости, чтобы у продавцов было понимание, что высокая цена на продукт не следствие чьей-то жадности, а объективная реальность, основанная на рыночных факторах.

Позовите директора по маркетингу и пусть он расскажет какие маркетинговые мероприятия запланированы в компании для продвижения продукта, торговой марки и облегчения работы продавцам. Пусть поведает о конкурентных преимуществах вашего товара. Они как правило известны продавцам в общих чертах, но повторенье – мать ученья. Как показывает практика, напоминать о них продавцам никогда не лишне.

Позовите начальника отдела доставки, пусть расскажет о том, что происходит в его департаменте, пусть ответит на вопросы сотрудников, особенно если доставкой есть проблемы и есть нарекания клиентов.

Проведите читательский день: темой вашего собрания может быть обсуждение того, что ваши продавцы читают по профессии. Они ведь у вас читают профессиональную литературу? Надеюсь, мне не надо объяснять почему это необходимо? Вы должны контролировать этот вопрос, и собрание – отличный инструмент контроля. Они обязательно должны читать книги и журналы по продажам, чтобы повышать свой профессиональный уровень. И вот заданием к очередной вашей встрече может быть как раз следующее: каждый должен на встрече рассказать какой-нибудь один прием для продаж, который он вычитал в книге или журнале и использует или планирует использовать в работе. Во-первых, читать надо не просто так, чтобы потом все выветрилось из головы. Читать надо для того, чтобы применять. А если прочитал, да еще и другим рассказал, сами помните по школе, что такой урок усваивается лучше. Итак, пусть каждый предлагает какую-то свою фишку, вычитанную где либо и остальные обсуждают ее, находят плюсы и минусы. Это опять-таки командная работа, что очень неплохо.

Никто не отменял ролевые игры! Нет более полезного тренинга, чем инсценировка продаж, когда один сотрудник исполняет роль продавца, а другой – роль покупателя. А команда обсуждает потом ошибки и удачи..

Проводите мозговые штурмы. Пусть каждый придет на собрание со своей проблемой, с которой он столкнулся в процессе общения с клиентом, со своим возражением, на которое он не нашелся что ответить и поищите ответы коллективно.
Также можно провести мозговой штурм на тему – как нам продавать больше. Иногда в таких беседах рождаются неплохие идеи, стимулируйте своих продавцов творить и креативить, это в любом случае очень полезный навык.

Название говорит само за себя. На подобных собраниях члены команды оценивают ход выполнения работы, сравнивая индивидуальные задания и полученные результаты с запланированными. Вторая важная цель собраний - планирование рабочих заданий на ближайший период.

Анализ текущего состояния дел - это одна из самых важных стратегий руководства, направленная на усиление ответственности и повышение качества работы членов команды.

Собрания полезны тем, что они:

оказывают позитивное групповое влияние на всех членов команды. Каждый обязуется выполнить определенную работу и отчитаться о результатах на следующем собрании. Никто не сможет увильнуть от своих обязанностей, а потом на собрании отсидеться на галерке, поэтому все члены команды знают, кто действительно работает, а кто только создает видимость. В то же время собрания позволяют вам как руководителю узнать, на кого можно по-настоящему рассчитывать;
держат вас в курсе событий, не заставляя прибегать к микро управлению. Собрания позволяют руководителю наблюдать целостную картину коллективной и индивидуальной работы, не прибегая к трудоемким индивидуальным беседам и проверкам. Вы также выясняете, кому из членов команды нужна ваша личная помощь;
развивают навыки планирования. На подобных собраниях члены команды учатся планировать и реально оценивать свои возможности. Приняв участие в нескольких собраниях, они начинают лучше понимать свои истинные возможности и одновременно учатся не ограничиваться сегодняшним днем, а планировать на перспективу, что очень важно для эффективной работы команды;
обеспечивают фокус внимания. Помните о принципе целеустремленности - одном из краеугольных камней создания команды. У каждого члена команды есть копия плана коллективной и индивидуальной работы, поэтому всем известно, кто конкретно отвечает за выполнение того или иного задании. Вес знают свои рабочие цели и приоритеты, поскольку сами помогали их утверждать;
выявляют актуальные проблемы, требующие решения. Собрания помогают выявлять и разрешать сложные ситуации, и членам команды не приходится сражаться с проблемами в одиночку. Благодаря оперативному решению проблем команда быстрее добивается хороших результатов;
повышают чувство ответственности, что, несомненно, служит основой успеха.

Чтобы собрания, посвященные анализу состояния дел, были эффективными, их следует проводить регулярно, раз в одну-две недели в зависимости от производственной необходимости и потребностей членов команды. Собрание обычно проводится в три этапа. На первом этапе команда отчитывается о текущем состоянии дел, на втором - обсуждает и решает актуальные проблемы, на третьем - планирует работу на очередной короткий период. В следующих трех статьях я предлагаю примерную схему проведения эффективного собрания по анализу текущего состояния дел.

Нужен ли отчет о ходе выполнения работы

Ниже приведен план проведения первого этапа собрания по анализу состояния дел. Каждый член команды рассказывает, что он сделал (или не сделал) по тому или иному пункту командного задания. Резюме отчета вносятся в колонку «Текущее состояние». После совещания этот письменный план-конспект используется как протокол отчетов по выполнению коллективных и индивидуальных заданий.

Ваши функции как руководителя - фасилитировать собрание. Вы не должны делать несколько дел одновременно, поэтому попросите одного из членов команды взять на себя роль секретаря и заполнить бланк отчета, а затем подготовить официальный протокол собрания. Распределять обязанности между членами команды полезно для повышения сплоченности и ответственности в коллективе.

Обсуждение актуальных проблем.

Индивидуальные отчеты часто выявляют проблемы, которые можно тут же обсудить. Если проблем нет, собрание идет своим ходом; порой проблемы настолько значительны, что для их обсуждения и решения требуется отдельное собрание.

Нередко проблемы связаны с невыполнением заданий членами команды. В подобных ситуациях все, что вам нужно, это задать вопросы на подобие следующих.

Что вы собираетесь сделать, чтобы завершить это задание?

Какая помощь вам нужна от других членов команды, чтобы выполнить задание?

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы преодолеть трудности, с которыми вы столкнулись?

Рассматривая проблемы, инструктор команды должен больше спрашивать, что собираются делать члены команды, а не рассказывать, как им поступать. Вы не обязаны быть всезнайкой, который раздает советы, вы просто должны убедиться, что, столкнувшись с проблемной ситуацией, команда сможет с ней справиться.

Планирование заданий на следующий период.

На третьем этапе происходит планирование заданий на следующий период. Сначала определите дату следующего собрания, а затем попросите членов команды указать результаты, которые они планируют получить к тому времени. На этапе планирования вы можете им помочь сконцентрировать внимание на задачах и реалистично оценить свои возможности по выполнению заданий.

Роль руководителя на собраниях по анализу текущего состояния дел сводится к расспросу о выполненных и невыполненных задачах. Не устраивайте публичную «порку», если какая-то работа не сделана, поскольку члены команды понимают ситуацию и часто устраняют проблемы уже к следующему собранию. С работниками, хронически не выполняющими свою работу, необходимо побеседовать тет-а-тет.

Максимально эффективные собрания.

Поскольку собрания служат основой продуктивной командной деятельности, команды должны нести ответственность за проведение эффективных собраний.

Каковы особенности эффективных собраний

На одном из первых собраний члены команды под вашим руководством должны определить критерии эффективного собрания. Для проведения плодотворного рабочего собрания важен ряд факторов:

собрание начинается и заканчивается вовремя;
члены команды принимают активное и конструктивное участие в собрании;
собрание должно иметь четко определенные смысл и цель;
повестка дня собрания должна быть заранее подготовлена и передана членам команды;
члены команды приходят на собрание подготовленными;
на собраниях рассматриваются только те вопросы, которые включены в повестку дня;
собрание должно быть результативным;
собрание протоколируется, протокол доступен всем участникам.

После первых нескольких собраний и потом время от времени просите членов команды оценить эффективность собраний. Результаты оценки и обсуждения также занесите в протокол собрания.

Если собрания по тем или иным пунктам регулярно признаются неэффективными, обсудите это и примите решение на специальном совещании.

Руководство и другие сотрудники организации нередко задают вопрос: «A чем занимается эта команда?» Ответить на этот вопрос позволяют две стратегии: составление краткого отчета и проведение презентации. Во-первых, они усиливают чувство ответственности у членов команды, во-вторых, удовлетворяют любопытство заинтересованных сторон.

Составление краткого отчета

Краткий отчет представляет собой письменный анализ достижений команды и предназначен не только для внутреннего пользования, но и для информирования заинтересованных лиц об успехах команды. Обычно подобные отчеты готовят раз в месяц или квартал.

Хорошо подготовленный отчет знакомит заинтересованных лиц с обшей картиной достижений, поэтому не вдавайтесь в подробности, а освещайте только основные факты. Вот примерное содержание отчета:

анализ состояния важных производственных задач;
при необходимости, сравнение достижений с основными показателями и критериями качества работы команды;
обзор всех значительных результатов команды;
планы на следующий период времени;
другая актуальная информация, связанная с работой и персоналом.

Поскольку в кратком отчете излагается деятельность всей команды, в его подготовке должны принимать участие все се члены. Нельзя допустить, чтобы подготовка и составление отчета постоянно ложилась только на ваши плечи. Роль руководителя заключается в проверке окончательного варианта отчета. Сделайте подготовку отчета неотъемлемой частью работы команды, где каждый член команды готовит свою часть, а один-два работника сводят всю информацию в единое целое.

Если каждый сотрудник будет отчитываться перед начальством за достижения команды, он будет стараться выполнять свою работу как можно качественнее.