Правила заполнения графика отпусков. Приказ о составлении графика отпусков: образец. Составление графика отпусков в небольших учреждениях

В некоторых организациях не составляют графики отпусков или составляют их формально. А ведь этот документ является обязательным как для работодателя, так и для работника. Из статьи вы узнаете, как правильно составить, изменить, дополнить график отпусков. Совет первый: помните про категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время.

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Подготовлен он должен быть к декабрю, так как утвердить его следует не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Например, график отпусков на 2018 год должен был быть утвержден не позднее 15 декабря 2017 года (17 декабря — воскресенье). Утверждается график приказом руководителя организации.

Если в организации есть профсоюз, то график должен быть утвержден с учетом его мнения.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендую пройти обучение на онлайн-курсе Контур.Школы « ». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

Что учитывать при составлении графика отпусков

Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).

Совет второй. При составлении графика отпусков учитывайте пожелания работников, не забывая при этом о производственном процессе.

Совет третий. Для составления графика воспользуйтесь унифицированной формой № Т-7 , утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разработайте форму бланка самостоятельно.

В графике отпусков отражаются не только ежегодные основные оплачиваемые отпуска, но и дополнительные оплачиваемые отпуска и отпуска, не использованные в текущем году, которые были перенесены на другой год.

Совет четвертый. Ознакомьте работников под роспись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то, что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения. Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись. В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.

Изменение графика отпусков

На практике сложно четко следовать графику. Ведь есть случаи, когда работодатель не просто может, а обязан перенести отпуск работника на другой срок, например, если тот заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Совет пятый. Информацию, связанную с перенесением отпуска на другой срок, обязательно отразите в графике. Если в организации применяется унифицированная форма № Т-7, то в графе 8 указанной формы укажите, на основании какого документа отпуск работника переносится. Основанием может служить заявление работника, в котором он указывает свою просьбу о переносе отпуска. В свою очередь дата, на которую переносится отпуск, отражается в графе 9 формы № Т-7.

Совет шестой. Если пришлось , внесите изменения в график. Основанием для внесения изменений будет согласие на отзыв, полученное работодателем от работника, а также приказ об отзыве.

Не каждого работника можно отозвать из отпуска, даже, если работник не против выйти на работу раньше срока. Например, трудовое законодательство запрещает отзывать из отпуска беременных женщин. В общем случае, отзыв возможен только с согласия работника.

Совет седьмой. Отразите в графике информацию о разделении отпуска на части, если ранее, при составлении, такая возможность не была учтена. Заявление, полученное от работника с просьбой предоставить ему только часть отпуска и приказ о предоставлении этой части, будут служить основанием для внесения изменений в график отпусков.

Помните, что при делении отпуска на части, одна из таких частей не может быть менее 14 календарных дней.

Совет восьмой. Внесите изменения в график и в том случае, если работники хотят пойти в отпуск в другое, отличное от графика, время. В этом случае основанием будет являться заявление работника и приказ на отпуск.

Совет девятый. Дополните график отпусков графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в локальныйх-нормативных актах.

Совет десятый. Для вновь устроенных сотрудников составьте дополнительный график отпусков, либо предоставляйте отпуск только на основании их заявления. Как поступить в этой ситуации — на усмотрение работодателя. Трудовой кодекс не обязывает вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков, но и не запрещает дополнить график сведениями об отпусках новых сотрудников.

Отсутствие графика отпусков: ответственность

Если несоблюдение графика не ухудшает положение работников, то никакой ответственности работодатель не понесет. Например, если работники уходят в отпуск вне графика.

Если же несоблюдение графика приведет, наоборот, к ухудшению положения работников, то ответственности работодателю не избежать. Например, работодатель не соблюдает график, и работникам не предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в течении двух лет подряд - это прямое нарушение трудового законодательства. В данном случае работодателя можно оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

За отсутствие данного документа работодателя могут оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ . В этом случае штраф составляет:

для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении размер штрафа увеличивается.

Зачем нужен график отпусков

Наличие графика отпусков помогает в следующих случаях:

Работодатель сможет выплатить отпускные в определенный трудовым законодательством срок. Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные следует выплатить не позднее, чем за три дня до начала отпуска.
У работодателя есть возможность найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности.
Работодатель может четко отследить количество использованных работниками отпусков, может видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.
В графике отпусков отмечают даты ежегодных оплачиваемых отпусков, что позволит работодателю не брать с работников заявление о .

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

37 121 просмотр

На основании ст. 123 ТК РФ работодатели регулярно утверждают план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже, чем за 2 недели до окончания текущего года. К примеру, график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно ниже) должен был появиться в организации не позже 15.12.2017, а график отпусков 2019 в excel нужно утвердить до 17.12.2018. Такой небольшой перенос связан с тем, что 15 декабря выпадает на субботу, выходной день. Поэтому последний срок можно перенести на ближайший рабочий день, уточняет Минтруд в Письме от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

Компания вправе разработать собственный шаблон-образец, график отпусков утверждать по этому документу. Но его реквизиты должны обязательно совпадать с теми, которые включает унифицированная форма Т-7 график отпусков, бланк которой утвержден Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1.

Шаблонный график отпусков на 2019 год (бланк)

Унифицированная форма Т-7 график отпусков: образец заполнения

Заполнение и работу с этим документом можно разделить на несколько этапов. На примере — образец заполнения графика отпусков на 2019 год. Предложенный вариант актуален для оформления формы Т-7 на будущий период в бумажном варианте и поможет, если вам необходимо узнать, график отпусков на 2019 год как составить, заполнить и утвердить в 1С. Правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях первым делом выпускают приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год. Образец такого документа организации разрабатывают самостоятельно. Но мы его в статье не рассматриваем, поскольку он не является обязательным распоряжением.

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, согласно .

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его можно посмотреть либо в , либо в .

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, здесь они все суммируются — получится вот такой умный график отпусков на 2019 год в excel (скачать бесплатно бланк можно в начале статьи).

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отпуска.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Этап шестой. Убытие в отпуск

После того как график отпусков (форма Т-7 скачать бесплатно 2019) утвержден, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить данный документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносятся сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. Например, вы можете подготовить и скачать график отпусков на 2019 год excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Кроме того, надо учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае это будет руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 необходимо помнить, что все они вносятся тем же порядком, которым форма была утверждена (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берутся либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график отпусков.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем было принято решение, что первый не идет в отпуск в 2019-м, он пишет заявление на перенос своего отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным. Однако если вы приняли решение вести график отпусков по форме, разработанной Госкомстатом, то использовать надо унифицированную форму Т-7.

Она утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Составлять график отпусков является законодательно установленной обязанностью работодателя.

Каждый работник, который оформлен по трудовому договору, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск . При составлении графика отпусков вы должны предусмотреть ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников. Кроме основных оплачиваемых отпусков, которые предоставляются ежегодно, в унифицированную форму Т-7 необходимо вносить ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска.

Работодатель имеет право самостоятельно принять решение о том, учитывать ли желание работников воспользоваться отпуском в определенный месяц или период календарного года. В некоторых сферах деятельности существуют периоды повышенной загруженности. В таком случае, уход работников в отпуск может быть нежелателен.

Если в период составления графика сотрудники или сам работодатель затрудняются определить длительность и даты предоставления отпуска, то в графике в таком случае можно указать не конкретные даты, а просто месяц предоставления отпуска.

Образец заполнения унифицированной формы Т-7

Если вы решили составлять график отпусков по унифицированной форме Т-7, подписать его должен руководитель отдела персонала. Финально график отпусков утверждает руководитель компании.

В шапке бланка вам необходимо заполнить обязательные реквизиты: название организации, дату составления, год, на который составляется график отпусков, далее должна стоять подпись руководителя и отметка о том, что мнение профсоюзного органа учтено.

Сам график отпусков состоит из таблицы с 10 графами:

структурное подразделение;
должность работника, как указано в штатном расписании;
ФИО сотрудника;
табельный номер сотрудника;
количество календарных дней отпуска;
запланированная дата отпуска;
фактическая дата начала отпуска;
основание перенесения отпуска, если такое имело место быть (например, сотрудник взял больничный во время отпуска);
дата предполагаемого отпуска;
примечания.

Должны ли работники быть ознакомлены с финальным графиком отпусков? Бланк утверждается только руководством, такой обязанности у работодателя законодательно не предусмотрено (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Однако лучше работников ознакомить с графиком под подпись. Например, это можно сделать в листе ознакомления или в журнале ознакомления с локальными актами.

Какие категории работников не учитываются при составлении графика отпусков? Обычно к таким работникам относятся те, кому не положен отпуск в будущем году или кто заведомо не воспользуется отпуском: например, сотрудники, которые трудятся по договорам гражданско-правового характера или сидят в отпуске по уходу за ребенком.

Учитывайте тот факт, что график отпусков сотрудников стоит утвердить заранее: на следующий календарный год график необходимо подписать его не позже чем за две недели до начала календарного года, то есть фактически не позднее 17 декабря. Сотрудники также должны быть предупреждены о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7.

Вы еще не составили график отпусков на 2019 год? Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте о 4 новых правилах в 2019 году и скачайте пример заполнения.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2019 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2019 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа на 2019 год, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2019 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2018 году это понедельник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2019 на 14 декабря (пт) или на 15 декабря (сб). Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в документе:

Реквизиты работодателя.
Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
Даты начала отпуска.
Количество календарных дней отпуска.
Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

2. Решите вопрос с предоставлением отпусков за прошлые годы

Теперь неиспользованные отпуска в любом случае сохраняются за работником и не сгорают независимо от того, как давно он получил на них право. Такое решение вынес Конституционный суд. С учетом количества накопленных дней отдыха у работника решите, стоит ли их включать в новый график отпусков.

Порядок составления на 2019 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2019 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Какие работники вправе взять отпуск вне графика

	Документ-основание	Норма
Работник, жена которого в отпуске по беременности и родам	Копия листка нетрудоспособности по беременности и родам	Часть 4 ст. 123 ТК
Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или сразу после него	Листок нетрудоспособности по беременности и родам	Статьи 122, 260 ТК
Работники в возрасте до 18 лет		Статьи 122, 267 ТК
Работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев	Свидетельство о рождении	Статья 122 ТК
Совместители	Справка с основного места работы	Статья 286 ТК
Работники Крайнего Севера и приравненных территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности	Свидетельство о рождении	Статья 322 ТК

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн).

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу , закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Рабочий год, за который предоставляется отпуск, с 10.06.2018 по 09.06.2019. Отпуск за этот период должен быть запланирован не ранее, чем с 11 июня 2019 года.

Конечно, это очень рано. Работник получит отпуск авансом, отработав всего 1 день в данном рабочем году. Но закон этого не запрещает. Хотя и допускать такие ситуации не нужно. Ведь если работник надумает увольняться сразу после отпуска, то произвести удержание за неотработанные дни отпуска будет сложно.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Оформить график отпусков можно по унифицированной форме Т-7, а можно разработать свою форму. Образец заполненного графика ниже.

Эксперты «Системы Кадры» разработали новый автоматизированный инструмент кадровика - . Он поможет спланировать отпуска с учетом праздничных дней и видеть, кого нужно в ближайшее время предупредить о начале отпуска.

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря (в 2018 году это понедельник) - самый поздний срок утверждения графика.

График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2019 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Позиция первая . Форма Т-7 не предусматривает графу для подписи работника. Кроме того, такой обязанности ТК РФ не устанавливает.

Позиция вторая. Есть мнение, что…

Смотрите видео по теме. Узнайте ответы на свои вопросы! - готовую таблицу с четырьмя вкладками. Вам остается лишь внести данные по сотрудникам в эксель и скачать.

Редакция журнала «Кадровое дело» подготовила . Из нее вы узнаете, как на практике использовать график отпусков: включать макросы, переносить данные, применять функцию «Планировщик». Готовый документ согласуйте с профсоюзом (если есть) и утвердите в предусмотренном локальными нормами порядке.

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.

График отпусков - образец данного документа с примером заполнения читатель найдет далее в нашей статье. В ней же мы расскажем, каким образом составляется такой график, можно ли вносить в него изменения и как это сделать, а также коснемся иных наиболее важных практических вопросов.

Форма Т-7 графика отпусков

График отпусков обязателен для обеих сторон трудовых правоотношений (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Данный документ подлежит утверждению на ежегодной основе в отношении каждого трудящегося в данный момент в организации и при том не позднее чем за 2 недели до начала очередного года.

Существует стандартизированная форма для его составления Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. К настоящему времени использование типовых форм первичной документации, утвержденных названным постановлением, необязательно (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012). Таким образом, работодателю предоставлено право создать и утвердить форму этого графика самостоятельно.

Вместе с тем на практике чаще всего используется именно форма Т-7 графика отпусков в связи с ее удобством. Составленный на ее основе пример графика отпусков будет размещен ниже.

Образец графика отпусков на 2018 — 2019 год (скачать бланк графика отпусков в Excel)

Бланк графика отпусков, повторимся, может быть создан как силами организации-работодателя, так и на основе стандартизированной формы Т-7.

В формате Excel график отпусков скачать можно по приведенной ниже ссылке: График отпусков - образец .

При внесении информации в образец графика отпусков необходимо учесть следующие моменты:

В нем должны быть указаны все сотрудники, которые к дате его утверждения трудятся в организации по трудовым договорам. Если в течение последующего года, на который собственно составляется график, будут приняты в рамках ТК РФ новые работники, вносить их в такой локальный документ нет необходимости — основанием для предоставления им ежегодного отпуска будут соответствующие заявления от них (ст. 122 ТК РФ). Если же внутренним актом организации предусмотрено правило о включении всех новых сотрудников в график на текущий год, это делается по правилам внесения изменений (об этом мы расскажем далее).
В соответствующей графе обозначается общее количество отпускных дней, которое положено тому или иному работнику в грядущем году (см. статью Как выполнить расчет продолжительности отпуска?). При этом учитываются дни как основного ежегодного, так и дополнительного отпуска. Что же касается неиспользованных дней за предшествующие годы, то они могут предоставляться либо в рамках такого графика, либо по договоренности между сторонами трудового договора, т. е. могут включаться, а могут и не включаться в график (см. письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
При указании предполагаемой даты начала отпуска можно обозначать как точную дату, так и только месяц начала отпуска, поскольку ТК РФ не регламентирует, как именно должно быть определено время убытия трудящегося в отпуск. Это умозаключение подтверждается также правоприменителем (например, определение ВС РФ от 06.02.2014 № АПЛ13-606).

График отпусков по ТК РФ: как разделить отпуск на части или перенести на иной срок

Отпуск может быть поделен на части (необязательно на 2, их может быть и больше). При этом:

Обязательно согласие трудящегося на разделение отпуска (ст. 125 ТК РФ). Без этого у работодателя нет никаких правовых оснований дробить отпуск сотрудника (см. письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
Одна из таких частей должна быть не короче 14 календарных дней, остальные — любой длительности (даже по 1 дню).

Если к моменту утверждения документа уже имеется договоренность с сотрудником о разбивке его отпуска на части, это сразу может быть отображено в графике (см. наш образец по ссылке выше).

Если же необходимость разбить свой отпуск на части возникла у сотрудника в течение года, то он должен написать заявление в адрес работодателя, и, если такое заявление будет удовлетворено, в график будут внесены соответствующие изменения.

Законодателем установлены следующие случаи, когда работодатель может согласовать перенесение или продление отпуска с учетом мнения на этот счет трудящегося (ст. 124 ТК РФ):

по причине временной нетрудоспособности последнего;
по причине выполнения работником во время отпуска гособязанностей, если на законодательном уровне регламентировано освобождение от работы по этой причине;
в иных регламентированных законом случаях.

Работодатель обязан по заявлению трудящегося перенести отпуск на срок по выбору самого трудящегося, если:

последнему не были своевременно выплачены отпускные;
последний был извещен о начале отпуска позже чем за 2 недели до его первого дня (форма и способ такого уведомления ТК РФ не регламентированы, поэтому работодатель может определить их самостоятельно, см. письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Нужно ли согласовывать график отпусков с сотрудниками

Согласно действующему законодательству при установлении очередности отпусков работодатель может принимать во внимание мнение трудящихся, но не обязан этого делать, за исключением отдельных случаев.

Так, имеют право самостоятельно выбрать дату начала отпуска и продолжительность каждой его части:

трудящиеся, не достигшие 18-летнего возраста (ст. 267 ТК РФ);
работник, чья супруга находится в отпуске по беременности и родам, — в период ее пребывания в таком отпуске и вне зависимости от продолжительности работы сотрудника у конкретного работодателя (ст. 123 ТК РФ);
совместители (т. к. отпуск на работе по совместительству предоставляется в одно время с отпуском на основной работе, ст. 286 ТК РФ);
участники ВОВ, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в т. ч. инвалиды, ветераны труда (ст. 14-20, 22 закона «О ветеранах» от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
Герои Советского Союза, Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 закона РФ «О статусе Героев Советского Союза...» от 15.01.1993 № 4301-I);
Герои Социалистического Труда, Герои Труда РФ и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 закона «О предоставлении социальных гарантий...» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
лица, получившие в награду нагрудный знак «Почетный донор России» (ст. 23 закона «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
лица, получившие лучевую болезнь и другие заболевания вследствие аварии на Чернобыльской АЭС, участвовавшие в мероприятиях по ликвидации последствий названной аварии, и иные лица согласно предписаниям закона (ст. 14, 15 и др. закона РФ «О соцзащите граждан...» от 15.05.1991 № 1244-I).

График отпусков по форме Т-7: как оформить изменения

Порядок внесения корректировок в образец графика отпусков законодательством не регламентирован.

Ели возникает необходимость изменить содержание документа, можно воспользоваться одним из следующих решений:

издать новую редакцию такого документа;
издать дополнение к нему;
внести коррективы в уже имеющуюся форму — при наличии такой возможности.

Например, форма Т-7 позволяет это сделать, для чего в ней предусмотрены специальные графы. В столбцах 8 и 9 указываются соответственно документ-основание (например, заявление работника, приказ работодателя) и дата предполагаемого отпуска. В графе 10 «Примечания» рекомендуется зафиксировать причины, послужившие основанием для изменения периода отпуска.

Более подробно этот вопрос раскрыт в другой нашей статье — Как выполнить внесение изменений в график отпусков? , рекомендуем ее к прочтению.

Трудовой кодекс: отпуск по графику

Как мы уже упоминали, исполнение утвержденного графика отпусков обязательно для обеих сторон трудового договора.

При этом если сотрудник планирует убыть в отпуск в четком соответствии с графиком, то в таком случае ему не требуется подавать заявление на отпуск.

Вместе с тем заявление понадобится, если:

сотрудник не внесен по законным основаниям в утвержденный график;
сотрудник планирует уйти в отпуск в сроки, отличные от регламентированных графиком;
в графике установлен только месяц, но не конкретная дата убытия в отпуск.

Напоминаем, что на работодателя возложена обязанность проинформировать работника минимум за 2 недели до первого дня отпуска о дате его начала. О том, как оформить такое извещение, читатель узнает из нашей статьи Уведомление об отпуске по графику - образец .

Ответственность работодателя

За отсутствие этого документа работодатель может понести административное наказание (п. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях) в форме штрафа в размере:

от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц работодателя;
от 1 000 до 5 000 руб. — для самого работодателя (хозсубъекта без образования юрлица);
от 30 000 до 50 000 руб. — для работодателя-юрлица.

Предполагается также ответственность за нарушение сроков хранения документов. Так, продолжительность хранения графика отпусков регламентирована и равна 1 году (п. 693 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Более подробно этот вопрос раскрыт в статье Каков срок хранения графика отпусков в организации? . При этом локальной документацией компании может быть предусмотрен и более длительный срок его хранения.

За уничтожение документа раньше регламентированного срока работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 13.10 КоАП РФ.

Итак, график отпусков относится к обязательной документации для организации, где сотрудники работают по трудовому договору. Такой документ может быть составлен как по утвержденной стандартизированной форме, так и по произвольной, разработанной самим работодателем.

График отпусков на грядущий год подлежит утверждению не позднее чем за 2 недели до окончания текущего. Утвержденный график может быть скорректирован, если возникает такая необходимость. Документ подлежит хранению в течение 1 года. За отсутствие данного документа к работодателю могут быть применены меры административной ответственности.