Периодичность сдачи наличных в банк. Порядок сдачи наличных денег в кассу банка Сроки сдачи денег в банк

По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия.

По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

Лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах федерального казначейства, устанавливаются учреждениями Банка России или уполномоченными кредитными организациями органам федерального казначейства Российской Федерации с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Расчет на установление лимита остатка кассы в этом случае представляется органами федерального казначейства с учетом распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах федерального казначейства в установленном порядке.

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. При проверке данного предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе.

По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично - денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка кассы устанавливается:

Для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России ежедневно в конце рабочего дня, - в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

Для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России на следующий день, - в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

Для предприятий, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России не ежедневно, - в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

Для предприятий, не имеющих денежной выручки, - в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

Установленные учреждением банка лимиты остатка наличных денег в кассе письменно сообщаются каждому предприятию, для чего могут использоваться вторые экземпляры представленных расчетов по форме 0408020.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета.

2.6. Предприятия обязаны сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе.

Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

2.7. Предприятия по согласованию с обслуживающими их учреждениями банков могут расходовать поступающую в их кассу денежную выручку на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

Решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы принимается учреждениями банков ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета по форме 0408020 с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также с учреждениями банков по ссудам.

Решение о расходовании предприятием поступающей в его кассу денежной выручки при наличии у него нескольких счетов в различных учреждениях банков принимается в порядке, аналогичном установлению лимита остатка наличных денег в кассе такого предприятия.

При открытии счета недоимщика действие ранее выданных разрешений на расходование предприятиями поступающей в их кассы денежной выручки приостанавливается до полного расчета с бюджетами всех уровней и государственными внебюджетными фондами. В этом случае учреждения банков направляют предприятиям не позднее следующего дня после получения извещения об открытии счета недоимщика уведомления о прекращении использования поступающей в их кассы денежной выручки на время действия этого счета. Данное условие может быть оговорено при заключении дополнительного договора банковского счета или внесении изменений в имеющиеся договоры банковского счета с учреждениями банков, в которых открыты другие счета, кроме счета недоимщика.

2.8. Предприятия могут получать наличные денежные средства в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета на цели, установленные федеральными законами, иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и нормативными актами Банка России.

2.9. Выдачи денежной наличности предприятиям на заработную плату и выплаты социального характера, стипендии производятся в сроки, согласованные с обслуживающими учреждениями банков. При согласовании конкретных сроков выдачи наличных денег на эти цели учреждения банков учитывают необходимость равномерного распределения их по дням месяца и беспрепятственного удовлетворения обоснованных требований предприятия в наличных деньгах.

Выдачи наличных денег предприятиям на указанные цели по срокам, приходящимся на пятницу, субботу и воскресенье, могут производиться учреждениями банков в целях рассредоточения нагрузки на кассовых работников начиная с четверга. Выдачи наличных денег по срокам, приходящимся на праздничные дни, производятся не ранее, чем за три дня до их наступления, а по предприятиям, выходные дни которых не совпадают с общеустановленными, - накануне выходных дней этих предприятий.

В случаях, когда выдачи наличных денег на заработную плату производятся не через кассу учреждения банка, поручения предприятий на перечисления или перевод указанных сумм принимаются с таким расчетом, чтобы денежные средства поступили в соответствующие учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России в установленные для этих предприятий сроки выплаты заработной платы.

Выдачи наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск, а также в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, производятся независимо от установленных предприятию сроков выплаты заработной платы.

КонсультантПлюс: примечание.

Письмом ЦБ РФ от 28.05.1999 N 166-Т сообщается, что учреждениям Банка России и кредитным организациям разрешено в условиях удовлетворения потребностей хозяйствующих субъектов в денежной наличности составлять календарь выдач наличных денег на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии (по месяцам) по усмотрению руководителя банка.

2.10. В целях равномерного использования кассовых ресурсов и упорядочения выдач наличных денежных средств учреждения банков ежегодно составляют (по усмотрению руководителя учреждения банка) календарь выдач наличных денег на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии (по дням) по форме 0408021 (Приложение 2) на основании сведений предприятий о размерах и сроках выплаты заработной платы.

Исходя из предстоящих (расчетных) выдач наличных денег в мае и ноябре, учреждения банков ежегодно составляют календарь выдач наличных денег на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии (по месяцам) по форме 0408022 (Приложение 3) и не позднее 20 марта и 20 сентября представляют его территориальным учреждениям Банка России.

В календаре выдач наличных денег указываются расходы по выплате заработной платы, выплатам социального характера, расходы, не относящиеся к фонду заработной платы и выплатам социального характера, стипендии по обслуживаемым учреждением банка предприятиям с учетом предприятий - клиентов бескассовых учреждений банков по всем числам месяца, включая и нерабочие дни (сумма выдач за 31 число прибавляется к размеру выдач 30 числа месяца), а также согласованные в установленном порядке сроки выдач наличных денег. Не учитывается заработная плата, выплачиваемая предприятиями из выручки и переводимая для зачисления во вклады граждан в учреждения банков.

Территориальные учреждения Банка России на основании получаемых от учреждений банков материалов ежегодно составляют календарь выдач наличных денег на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии по республике, краю, области (по месяцам) по форме 0408023 (Приложение 4) и в срок до 29 марта и 29 сентября высылают Банку России для свода в целом по Российской Федерации.

Данные сведения используются также при прогнозировании досрочных выплат по заработной плате (символ 96 "Выдачи на заработную плату в текущем месяце по срокам, приходящимся на следующий месяц") и при оценке кассовых оборотов по приходу, расходу, эмиссионному результату за месяц в целом по территориальному учреждению Банка России (форма N 201).

Государственное бюджетное образовательное учреждение
среднего профессионального образования

5.1 Правила приема, выдачи наличных денег и оформление кассовых документов . 26

5.6. Пластиковые карты и работа с ними .. 36

6. Организация работы с неплатежными, сомнительными и имеющие признаки подделки денежной наличностью .. 41

Для совершения расходных кассовых операций заведующий кассой выдает кассовым работникам расходных касс под отчет необходимую сумму денег под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей). Полученную сумму кассовый работник записывает в книгу учета принятых и выданных денег (ценностей).

Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек операционному работнику. После соответствующей проверки ему выдается контрольная марка от денежного чека для предъявления в кассу.

Получив денежный чек, кассовый работник:

· проверяет наличие подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность этих подписей имеющимся образцам;

· сличает сумму, проставленную в денежном чеке цифрами, с суммой, указанной прописью;

· проверяет наличие на денежном чеке расписки клиента в получении денег и данных его паспорта или удостоверения личности;

· подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче;

· вызывает получателя денег по номеру чека и спрашивает у него сумму получаемых денег;

· сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает контрольную марку к чеку;

· повторно пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента;

· выдает деньги получателю и подписывает чек.

Выдачу денег кассовый работник производит полными и неполными пачками и отдельными корешками банкнот по обозначенным на накладках и бандеролях суммам без полистного пересчета при условии сохранения неповрежденной упаковки. Деньги из неполных корешков, а также из пачек с поврежденной упаковкой выдаются кассовым работником полистным пересчетом. Монета, упакованная в мешки, выдается по надписям на ярлыках.

Совершение операций, при которых клиент, не внося денег, предъявляет одновременно денежный чек и объявление на взнос наличными, не допускается.

Выданные из кассы кредитной организации деньги, упакованные в полные и неполные пачки, получатель проверяет, не отходя от кассы, по пачкам и корешкам, а не упакованные в пачку корешки и отдельные банкноты - полистным пересчетом в присутствии кассового работника, выдавшего деньги. Монету проверяет по количеству мешков и суммам, указанным на ярлыках.

Клиент имеет право по своему желанию пересчитать в кредитной организации полученные деньги полистно. Доставка денег в помещение для пересчета клиентами и пересчет осуществляются в присутствии одного из работников кассового подразделения кредитной организации. На выявленные в результате пересчета недостачу или излишек денег составляется акт.

В конце операционного дня кассовый работник сверяет сумму полученных им под отчет денег с суммами, указанными в расходных документах, и фактическим остатком денег, после чего составляет справку о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет, подписывает ее и приведенные в ней кассовые обороты сверяет с записями в кассовых журналах операционных работников.

Сверка оформляется подписями кассового работника в кассовых журналах и операционных работников на справке кассового работника.

Остаток наличных денег, расходные кассовые документы, отчетную справку кассовый работник сдает под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей) заведующему кассой.

При выполнении приходных и расходных операций одним кассовым работником составляется сводная справка о кассовых оборотах. Если операции по приходу или расходу осуществляются заведующим кассой, соответственно справка о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов или справка о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет также не составляются, обороты по приходу или расходу кассы включаются в сводную справку о кассовых оборотах.

1.4 Понятие лимита. Выдача денежной наличности на определенные цели

Лимит остатка наличных денег в кассе - максимально допустимая сумма наличных на конец рабочего дня. Он устанавливается ежегодно в начале года, но в случае серьёзных расхождений, может быть пересмотрен в течение года по дополнительному заявлению.

Обособленные подразделения (филиалы, представительства), у которых открыт банковский счет, тоже устанавливают лимит кассы .

У платежных агентов ведётся отдельная кассовая книга по средствам, полученным в рамках его деятельности, и он формирует отдельные ПКО. Такие деньги не учитываются при расчете лимита кассы и полностью сдаются в банк в день их получения, в противном случае они будут расцениваться как сверхлимитные остатки.

Штраф за нарушение кассовой дисциплины

Сроки выдачи зарплаты определяются руководителем и указываются в ведомостях. При этом, продолжительность срока хранения наличных денег в кассе сверх установленных лимитов, для выплаты заработной платы (других выплат сотрудникам) не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения наличных денег на данные выплаты в банке.

Приказ об установлении лимита кассы издаёт Руководитель.

С 2012 года лимит остатка кассы не нужно утверждать в банке.

Формулы для расчета лимита кассы

Лимит определяется по одной из двух формул.

Если организация получает наличную выручку:

Л = О/ P * Пc,

Л- лимит остатка наличных денег в рублях;

О- объем поступлений наличных денег;

P - расчетный период, за который учитывается объем поступлений (не более 92 рабочих дней);

Пc - период времени между днями сдачи в банк (не более 7 рабочих дней).

Чек заполняется от руки чернилами или шариковой ручкой в соответствии с правилами, изложенными на обложке чековой книжки. Никакие поправки в чеке не допускаются – в случае ошибки чек следует полностью переписать. Испорченные чеки выбрасывать нельзя, их следует оставлять в чековой книжке и возвращать в коммерческий банк вместе с обложкой.

Чек выписан от имени организации на конкретного получателя денег и на конкретную сумму. На чеке проставлены две подписи – первая и вторая, а также оттиск печати. Эта информация продублирована в корешке чека.

На обороте чека указываются сведения о назначении платежа. В данном случае это выплата зарплаты.

Чек принимается банком в течение 10 дней со дня его выписки. Для передачи в банк чек отрывается от чековой книжки по линии отрыва. Корешок чека при этом остается в чековой книжке.

Организация должна заранее предупредить банк о получении наличных денег и согласовывать с банком конкретное время, когда представитель организации может их получить. Это логично с точки зрения безопасности банка: ему лучше не держать в своем хранилище лишние запасы наличных денег.

Денежная сумма, указанная в чеке, должна соответствовать предельной сумме остатка денежных средств на расчетном счете. Банк имеет право отказать организации в получении наличных денег, если, по его мнению, просьба организации недостаточно обоснована. Например, наличные деньги на выплату зарплаты организация может получать в банке только в соответствии с графиком выдачи заработной платы, а для расчетов с другой организацией можно получить не больше установленного предельного размера для наличных расчетов между юридическими лицами.

Приведем еще два правила заполнения чека, препятствующие подделкам:

· в реквизите чека «сумма цифрами» свободные места впереди и после суммы рублей должны быть обязательно прочеркнуты двумя линиями;

· сумма прописью должна начинаться в самом начале строки и с большой буквы. Слово «рублей» указывается вслед за суммой прописью без свободного места.

Взнос наличными. Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации, подлежат сдаче в коммерческий банк для последующего зачисления на ее расчетный счет. Организация имеет право вносить денежные средства только на свой расчетный счет.

Указанное правило ограничивает возможности обанкротившейся организации расплачиваться с кредиторами в обход установившейся очереди.

Формально организация должна согласовывать с банком момент сдачи наличных денег, хотя на практике банк без ограничений принимает наличные деньги.

Прием наличных денег от организаций – владельцев расчетных счетов производится на основании документа – объявления на взнос наличными. Для заполнения формы этого документа используются простые бланки, а не бланки строгой отчетности.

https://pandia.ru/text/78/568/images/image003_16.png" alt="http://*****/demo_bkb/kassa/pril/ris_pril/pril5_3.gif" width="593" height="384 id=">

Объявление на взнос наличными состоит из трех частей идентичного содержания: собственно объявление, ордер и квитанция.

В приходных кассовых документах указываются символы – коды источников поступлений наличных денег. Так, символу 02 соответствует поступление торговой выручки от продажи потребительских товаров.

Наличные деньги принимает кассовый работник банка. После приема денег он подписывает объявление, ордер и квитанцию, ставит на квитанции печать банка и выдает квитанцию работнику организации, внесшему деньги. Для работника организации, внесшего деньги в банк, эта квитанция является оправдательным документом перед организацией.

В объявлении на взнос наличными номер расчетного счета организации (20-значное число) указан в реквизите «Кредит», хотя в бухгалтерском учете организации хозяйственная операция взноса наличными на расчетный счет должна отразиться по дебету счета 51 «Расчетные счета».

Действительно, счет 51 является активным счетом . Внесение денег на расчетный счет означает увеличение актива организации и, следовательно, должно отражаться по дебету счета 51. Но представленный здесь документ составлен с точки зрения бухгалтерского учета не организации, а обслуживающего банка. А в бухгалтерском учете банка операция взноса денег на расчетный счет представляется в зеркальном отражении.

Деньги на расчетном счете организации учитываются как долг банка перед организацией, т. е. как его пассив. Для банка увеличение денег на расчетном счете организации означает увеличение долга банка перед организацией и соответственно отражается по кредиту соответствующего бухгалтерского счета банка.

2. Прогнозирование наличного денежного оборота

2.1. Объем, источники поступлений и направлений выдач наличных денег

Для определения объема, источников поступлений наличных денег в кассы учреждений банков и направлений их выдач, а также выпуска или изъятия их из обращения в областях, краях, республиках и в целом по Российской Федерации составляется прогноз кассовых оборотов на квартал.

Прогноз кассовых оборотов составляется по следующим источникам поступлений и направлениям выдач наличных денег:

Таблица 1.

Прогноз кассовых оборотов Банка

ПРИХОД

Поступления торговой выручки от продажи потребительских товаров независимо от каналов их реализации
Поступления выручки пассажирского транспорта
Поступления квартирной платы и коммунальных платежей
Поступления выручки зрелищных предприятий
Поступления выручки от предприятий, оказывающих прочие услуги
Поступления налогов и сборов
Поступления от реализации недвижимости
Поступления на счета по вкладам граждан (кроме Сберегательного банка Российской Федерации)
Поступления от предприятий Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации
Поступления от учреждений Сберегательного банка Российской Федерации
Поступления на счета граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица
Поступления наличных денег от реализации государственных и других ценных бумаг (кроме Сберегательного банка Российской Федерации)
Возврат заработной платы и других приравненных к ней выплат
Поступления наличных денег в кассы кредитных организаций от валютно - обменных операций с физическими лицами
Прочие поступления
Итого по приходу - символы 02 – 32

1. Прием денежной наличности учреждениями банков.

2. Порядок и сроки сдачи наличных денег.

3. Понятие лимита.

4. Выдача денежной наличности на определенные цели.

5. Документация по оформлению денежного обращения

1. Прием денежной наличности учреждениями банков

Прием наличных денег от предприятий и организаций производится, в основном, при личной явке клиента в его присутствии. Работа приходной кассы организована таким образом, чтобы клиенты банка имели возможность сдать выручку в течение операционного дня (дневная касса) и после операционного дня (вечерняя касса).

Документом на прием наличности в приходную кассу банка является объявление на взнос наличными, представляющее собой комплект документов, состоящий из трех частей; объявления, ордера и квитанции. При взносе денег по объявлению клиент передает его операционному работнику, ведущему лицевой счет данного клиента. Операционный работник проверяет правильность заполнения документа, отражает сумму денег в кассовом журнале по приходу, указывая род операции, номер документа, символ кассовых оборотов и передает подписанное им объявление в приходную кассу.

Получив объявление на взнос наличными, кассир приходной кассы проверяет наличие и тождественность подписи операционного работника имеющемуся у него образцу, соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает носителя денег и принимает от него денежную наличность. После приема денег кассир сверяет сумму, указанную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при подсчете. При соответствии сумм кассир подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и вручает ее вносителю денег. Объявление кассир оставляет у себя, а ордер к объявлению передает соответствующему операционному работнику для проведения бухгалтерской проводки по счету клиента. В дальнейшем ордер выдается клиенту вместе с выпиской по его лицевому счету.

В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение между суммой сдаваемых денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, а также, при обнаружении неплатежных или сомнительных денежных знаков объявление на взнос наличными переоформляется на фактически принимаемую сумму денег. Первоначальный документ старший кассир перечеркивает и на обороте квитанции к этому документу проставляет сумму фактически принятых денег, а также достоинства, серии, номера и сумму сомнительных денежных знаков, принятых на экспертизу, ставит свою подпись и возвращает операционному работнику.

Вновь заполненное объявление на взнос наличными операционный работник проверяет, вносит исправления в кассовый журнал по приходу, а на сомнительные денежные знаки, подлежащие экспертизе, оформляет специальную квитанцию, на оборотной стороне которой указывает достоинство, серии, номера сомнительных денежных знаков и общую сумму. Объявления на взнос наличными и спец.квитанцию операционный работник передает в кассу. Спец.квитанция о принятых на экспертизу сомнительных денежных знаках и квитанция в объявлении на взнос наличными на фактически принятую сумму денег, подписанные кассовым работником и скрепленные печатью кассы, выдаются клиенту. Первоначально оформленные объявление и ордер к объявлению на взнос наличными уничтожаются.

Кассир приходной кассы ведет ежедневные записи о принятых от клиентов и сданных заведующему кассой денежных суммах в книге учета принятых и выданных денег (ценностей). В конце операционного дня на основании приходных документов кассир составляет справку о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов и сверяет сумму по справке с суммой фактически принятых им денег. Справка подписывается кассиром и указанные в ней кассовые обороты сверяются с кассовыми журналами операционистов. Сверка оформляется подписями кассира в кассовых журналах и операционистов на справке кассира. Денежная наличность, принятая в течение операционного дня, вместе с приходными документами и справкой о сумме принятых денег сдается кассиром заведующему кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

Все поступившие в течение операционного дня наличные деньги должны быть оприходованы в операционную кассу банка и зачислены на соответствующие счета клиентов в тот же рабочий день, что отражается следующими проводками:

Д-тсч.; 20202 «Касса кредитной организации»;

К-т - расчетный (текущий) счет клиента.

Прием банком денежной наличности в послеоперационное время производится вечерними кассами. Деньги, принятые вечерней кассой, должны быть зачислены на соответствующие счета клиентов банка не позднее следующего рабочего дня. При приеме денежной наличности непосредственно от организации вноситель сдает деньги в вечернюю кассу также по объявлению на взнос наличными. Оформление объявления и прием денег от клиентов проводятся аналогично порядку осуществления этих операций в операционное время банка.

По окончании приема денег вечерней кассой кассир и операционный работник производят сверку их фактического наличия с данными приходных документов и кассового журнала по приходу и подписывают кассовый журнал. Наличные деньги, приходные кассовые документы, кассовый журнал и печать по окончании операций вечерней кассы хранятся в сейфе, который сдается под охрану. Утром следующего дня работники вечерней кассы принимают сейф от охраны и сдают деньги и приходные документы заведующему кассой под расписку в кассовом журнале.

Другой канал поступления наличных денег в банк - через аппарат инкассации.

Банк может осуществлять инкассацию и доставку своих денежных средств и ценностей, а также денежных средств и ценностей клиентов собственными силами и средствами либо на договорных условиях через специализированные службы инкассации, имеющие лицензию Банка России на проведение операций по инкассации.

2. Порядок и сроки сдачи наличных денег.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

Для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

Для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - на следующий день;

Для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи России, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются администрациями и сборщиками этих платежей непосредственно в учреждения банков или путем перевода через предприятия Госкомсвязи России.

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу,расходуются по строго целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне денежного чека). Неизрасходованный остаток сдается в кассу. Например, неполученная в срок заработная плата должна быть возвращена на расчетный счета в трех – дневной срок. Сдаются на расчетный счет деньги, принятые в кассу в счет взноса в уставной фонд, выручка от реализации продукции наличными

Сдача денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

В банке кассир, сдающий деньги, заполняет «Объявление на взнос наличными». Бланк «Объявления» можно получить у оператора банка.

Он состоит их трех частей. Верхняя часть остается в банке,Средняя часть (квитанция) передается кассиру. Нижняя часть объявления (ордер) тоже возвращается кассиру, но только после проведения банком соответствующей операции и вместе с банковской выпиской.

На каждой из трех частей проставляются: дата, от кого приняты деньги, банк получателя и получатель, назначение взноса. В правом верхнем углу первой и второй части проставляем номер нашего расчетного счета и сумму цифрами. Та же сумма записывается прописью в следующем порядке. Начинать запись надо вплотную к началу отведенного для ее поля с заглавной буквы. Оставшиеся на поле места следует прочеркнуть горизонтальной линией.

Третья часть заполняется несколько иначе. В ордере нужно указать код банка-получателя и сумму по кредиту (у нас на расчетном счете эта сумма пройдет по дебету, а в банке – по кредиту).

3. Понятие лимита

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу" (приложение 1).

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

При этом лимит остатка кассы устанавливается:

Если организация получает наличную выручку

где L – лимит остатка наличных денег (руб.); V – объем поступлений наличных денег; Р – расчетный период, за который учитывается объем поступлений (не более 92 рабочих дней); N – период времени между днями сдачи в банк (не более 7 рабочих дней).

Период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, тоже считается в рабочих днях и не может превышать семи рабочих дней. Если организация работает в населенном пункте, где нет банка, - 14 рабочих дней. Исключение составляют только действия непреодолимой силы.

ООО «Анна» (розничная торговля, режим работы с 9.00 до 21.00, выходной – воскресенье).

Денежная выручка за октябрь 1 200 000 рублей, за ноябрь 1 250 000 рублей, за декабрь 1 350 000 рублей.

Итого за 3 месяца (92 дня) – 3 800 000 рублей.

Выручка сдается в банк на следующий день в 12 часов.

Лимит кассы будет равен 82 000 рублей. (3 800 000: 92 дня х 2 дн.).

При отсутствии поступлений наличных денег

где L – лимит остатка наличных денег (руб.); R – объем выдачи наличных денег за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы; P - расчетный период, за который учитывается объем выдач (не более 92 рабочих дней); N – период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (не более 7 рабочих дней).

К примеру, организация работает с понедельника по пятницу и тратит за неделю 2 000 000 руб. Деньги в банк сдаются один раз в два дня, не считая суббот и воскресений. Тогда лимит составит – 800 000 рублей (2 000 000 руб. : 5 раб.дн. х 2 раб.дн.).

Предприятия обязаны сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе.

Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков, и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

4. Выдача денежной наличности на определенные цели.

Поступающая в кассу предприятия выручка может расходоваться на следующие цели:

На заработную плату;

Иные выплаты работникам (в том числе социального характера);

Стипендии;

Командировочные расходы;

На оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;

Выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;

Выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Расходование выручки на другие цели не допускается.

Предпринимателям следует учитывать, что расчеты в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.

Если организация до 1 января не установит кассовый лимит, то вся наличность в кассе будет являться сверхнормативной.

5. Документация по оформлению денежного обращения

Договор банковского счета обычно предусматривает, что организация может превращать свои безналичные деньгив наличные деньги, и наоборот. Для получения в банке наличных денег организация должна иметь чековую книжку, которую получает в банке по заявлению.

Чековая книжка относится к бланкам строгой отчетности, причем бланком строгой отчетности является каждый лист чековой книжки, а чековая книжка – комплект бланков строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности – это бланки, которые печатаются на государственных печатных фабриках на особой бумаге. На каждом бланке строгой отчетности указаны его серия и номер. Бланки строгой отчетности обладают несколькими степенями защиты, затрудняющими их подделку.

Каждый факт передачи бланков строгой отчетности из одной организации в другую или из организации физическому лицу регистрируется.

После полного использования чековой книжки организация обязана сдать ее обложку и то, что от нее останется, вкоммерческий банк.

Чек заполняется от руки чернилами или шариковой ручкой в соответствии с правилами, изложенными на обложке чековой книжки. Никакие поправки в чеке не допускаются – в случае ошибки чек следует полностью переписать. Испорченные чеки выбрасывать нельзя, их следует оставлять в чековой книжке и возвращать в коммерческий банк вместе с обложкой.

На обороте чека указываются сведения о назначении платежа. В данном случае это выплата зарплаты.

Приведем еще два правила заполнения чека, препятствующие подделкам:

Вопросы для самоконтроля:

1. Расскажите о том, как происходит прием денежной наличности учреждениями банков.

2. Какой порядок и сроки сдачи денежной наличности Вы знаете?

3. Дайте определение лимита кассы.

4. Кто устанавливает лимит кассы организации и каким образом?

5. На какие цели можно выдавать денежную наличность из кассы?

Все организации или учреждения без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить денежные средства в банках. Но для расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд им разрешается в определенных размерах иметь деньги и использовать их на текущие расходы.

С этой целью в организациях или учреждениях образуют кассу - место для приема, выдачи и хранения наличных денежных средств и денежных документов.

Для кассы в организации или в учреждении должно быть выделено изолированное помещение, куда запрещается доступ лицам, не имеющим отношения к работе кассы. Двери в помещение кассы должны быть снабжены устройством для их блокировки, то есть во время проведения операций они должны закрываться с внутренней стороны.

Для ведения операций обращения с денежными наличными средствами предусматривается должность в штате организаций или учреждений - кассир.

Прием кассира на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации или учреждения. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель организации или учреждения обязан под расписку ознакомить его с должностной инструкцией, указанным выше Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее по тексту РФ) и заключить с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В настоящее время приказы о приеме кассира оформляются с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.

В организациях - субъектах малого предпринимательства не имеющих в штате должности кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

В настоящее время приказы о приеме работников на работу (в том числе кассира) оформляются с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.

Для надлежащего выполнения должностных обязанностей кассир должен знать:

- руководящие и нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.п.), касающиеся ведения кассовых операций;
- формы кассовых и банковских документов; правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств;
- порядок оформления приходных и расходных документов;
- лимиты остатков кассовой наличности, установленной для организации, и правила обеспечения их сохранности;
- порядок ведения кассовой книги и составления кассовой отчетности;
- правила эксплуатации электронно-вычислительной техники;
- основы организации труда, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Должностная инструкция предусматривает следующие основные обязанности кассира:

- осуществление операций по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;
- сдача в учреждение банка денежной наличности сверх установленных лимитов;
- ведение на основе приходных и расходных документов кассовой книги;
- оформление документов и получение в соответствии с установленным порядком денежных средств в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;
- сверка фактического наличия денежных сумм с книжным остатком;
- составление кассовой отчетности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста и занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 г. №85.

В соответствии с указанным постановлением с кассиром должен заключаться договор с полной индивидуальной материальной ответственности.

В организациях, имеющих, большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации другими, кроме кассиров, лицами, с которыми также заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности, и на которых распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

Деньги и другие ценности должны храниться в несгораемых металлических шкафах или в отдельных случаях - в обычных металлических. По окончании работы кассы они закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи и печать запрещается оставлять без присмотра, передавать посторонним лицам и изготавливать неучтенные их дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах хранятся у руководителя предприятия.

В соответствии с законодательством все организации и учреждения без исключения, независимо от формы собственности, должны хранить денежные средства в банках. Но им разрешается в определенных размерах иметь деньги в кассе и использовать их на текущие расходы -- например, для расчетов наличными за покупку материальных ценностей, предметов для хозяйственных нужд. С этой целью обслуживающий банк устанавливает организациям и учреждениям по согласованию с их руководителями лимит остатка наличных денег в кассе.

Для установления лимита организация представляет в банк специальный расчет по установленной форме. Лимит устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности организации и учреждения, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения. Так, для организаций и учреждений, имеющих денежную выручку наличными деньгами и сдающих денежные средства в банки ежедневно в конце рабочего дня, лимит устанавливается в размерах, которые могут обеспечить нормальную их работу с утра следующего дня. А для тех организаций и учреждений, которые имеют денежную выручку, но сдают денежные средства в банки на следующий день, лимит определяется в размере среднедневной выручки наличными деньгами. Если же организация или учреждение, имеющие денежную выручку в наличных деньгах, сдают их в банк не ежедневно, то размер лимита устанавливается в зависимости от суммы выручки и сроков сдачи. Организациям и учреждениям, не имеющим наличной денежной выручки, лимит определяется в пределах среднедневного расхода наличных денег.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе означает, что остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, то есть размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк. Следует иметь в виду, что в установленный лимит остатка по кассе не включаются те денежные средства, которые получены организацией из банка на выплату заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию, командировочные расходы. Эти сверхлимитные средства выдаются из банка целевым назначением. То есть они могут быть израсходованы только на те цели, которые указаны в чеке при получении денег в банке). Для них установлены свои сроки хранения - не более трех рабочих дней, включая день получения денег в банке, а для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - пять дней. Если полученные денежные средства не выданы в установленные сроки, на следующий день они должны быть сданы в банк.

В течение года лимит остатка по кассе может быть пересмотрен по просьбе организации или учреждения с учетом изменившихся условий работы.

Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации или учреждения, должны быть своевременно оприходованы и в последующем подлежат сдаче в банк для зачисления на банковские счета данной организации или учреждения.

При осуществлении наличных расчетов, связанных с продажей товаров (выполнением работ, оказанием услуг) юридическим и физическим лицам, прием наличных денег всеми организациями и учреждениями (кроме кредитных организаций) должен производиться с обязательным применением контрольно-кассовых машин техники (далее - ККМ).

Сфера применения ККМ, требования к ней и обязанности организаций, применяющих контрольно-кассовую технику, регламентированы Федеральным законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Организации или учреждения не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. За несоблюдение этого порядка на организацию или учреждение налагается штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются банками по согласованию с руководителями организаций или учреждений исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы банков.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями или учреждениями наличных денежных средств:

- для организаций, учреждений расположенных в населенном пункте, где имеются банки или предприятия Государственного комитета связи РФ, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассу;
- для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в банки или предприятия Государственного комитета связи - на следующий день;
- для организаций или учреждений расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Государственного комитета связи РФ, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, -1 раз в несколько дней.

Организации или учреждения имеют право на получение наличных денежных средств со своих счетов в банке в размере, необходимом на оплату труда, хозяйственные нужды, а также на командировочные расходы.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Выдача наличных денег из кассы организации или учреждения производится по расходно-кассовым ордерам, платежным или расчетно-платежным ведомостям и другим надлежащим образом, оформленным документам (счетам, заявлениям на выдачу денег) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Расчеты наличными денежными средствами за приобретаемые материальные ценности между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (т.е. физическими лицами, зарегистрированными в качестве предпринимателей без образования юридического лица) осуществляются с учетом лимита, устанавливаемого Центральным банком России как органом, регулирующим денежное обращение в РФ. В настоящее время он составляет 60 000 руб. по одному платежу. При этом под одним платежом, согласно разъяснению Банка России, нужно понимать расчеты одного юридического лица с другим в течение одного дня по одному или нескольким денежным документам. Например, при лимите 60 000 руб. по одному платежу покупатель - юридическое лицо может платить другому юридическому лицу наличными деньгами ежедневно не более 60 000 руб., при этом денежных документов может быть один или несколько.

Расчеты между юридическими лицами, в том числе и индивидуальными предпринимателями, могут осуществляться только на основании заключенных с ними договоров. Представитель юридического лица, с которым производится расчет, должен предъявить доверенность - документ, удостоверяющий право лица, его предъявляющего, совершать от имени организации или учреждения определенную операцию.

Кассир должен проверить наличие на этой доверенности подписи руководителя, печати и всех обязательных реквизитов. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, номер его расчетного счета и наименование банка, в котором этот счет находится; срок действия доверенности; указание лица, которому доверяется получение материальных ценностей, их наименование и количество; образец подписи лица, получившего доверенность.

Таким образом, в результате изучения теоретических основоположений организации кассы установлено, что цель, порядок, правила организации кассы в надежном порядке хранения и целесообразном использовании наличных денег.

Для учета поступления наличных денег в кассу и выдачи их из кассы в Плане счетов используется счет 50 «Касса». Этот счет активный, сальдо по дебету счета 50 «Касса» показывает остаток наличных денег в кассе. Все поступления денежных средств в кассу организации отражаются по дебету счета 50 «Касса», а выдача денег из кассы -- по кредиту этого счета. Корреспондирующий счет зависит от содержания хозяйственной операции.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.